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Como montar um consultório odontológico e fazer a gestão financeira



Quanto custa abrir uma clínica odontológica? Como montar um consultório odontológico? Essas são dúvidas que pairam na mente dos profissionais de odontologia que desejam empreender. Entretanto, é comum se perder em meio a tantas informações. A jornada para abrir um consultório odontológico tem várias etapas e, neste artigo, nos propomos a descrevê-las.

Você vai descobrir qual é o seu perfil empreendedor, bem como saber as informações necessárias para pesquisar o mercado, fazer o planejamento da clínica, identificar o que ela precisa e realizar a gestão financeira. No fim, preparamos uma sugestão para você considerar e conseguir ser dono do próprio negócio.

Se deseja saber como como montar um consultório odontológico e aprender a fazer gestão financeira, continue a leitura deste artigo.

1. Descubra qual é o seu perfil empreendedor

Somente o fato de estar aqui, lendo este artigo, já demonstra que você tem interesse em abrir uma clínica odontológica ou montar um consultório odontológico, ou seja, ser o dono do seu negócio. Essa é a base do empreendedorismo, entretanto nem todos os empreendedores são iguais. Cada um tem as suas características, qualidades, defeitos e o próprio modo de pensar e agir.

Aquela figura do empreendedor herói, que é cheia de vitórias e histórias inspiradoras, é uma construção que agrega todas as qualidades encontradas no meio. O fato é que nós somos pessoas reais e temos necessidades e expectativas que são muito particulares. Por isso, precisamos descobrir qual é o perfil empreendedor que temos.

1.1. Criativo

O empreendedor criativo sempre tem uma imaginação muito fértil, o que lhe garante ideias constantes. Isso lhe permite enxergar o que ninguém mais está vendo, identificando oportunidades no mercado para preparar soluções inovadoras e, muitas vezes, surpreendentes. Trata-se de alguém com uma visão singular do mundo.

Estamos falando de empreendedor que consegue se adaptar facilmente às mudanças do mercado, pois tem enorme autoconfiança e sempre acredita que as suas ações trarão o retorno esperado. Em compensação, esse perfil pode enfrentar dificuldade na hora de colocar as ideias em prática ou calcular os riscos do negócio.

1.2. Realizador

Ágil, dinâmico e ativo, o empreendedor realizador tem muita iniciativa e boa vontade. Ele não deixa que a preguiça e a procrastinação dominem a rotina. Por isso, encontra-se sempre em movimento, realizando diversas tarefas simultaneamente. O realizador é muito proativo e logo se apresenta quando alguém precisa de ajuda.

Como ele não consegue ficar parado, esse perfil de empreendedor é comumente visto em parceria com o criativo. Afinal, enquanto um pensa, o outro faz. Ao contrário do criativo, o realizador tem certa dificuldade no momento de criar soluções e consegue desempenhar suas funções com mais eficácia quando as ideias já estão prontas.

1.3. Gestor

Esse perfil empreendedor tem um pouco de todas as características citadas anteriormente, portanto ele prefere ser mais cauteloso em suas ações e, antes de decidir algo, pensa bastante e busca se informar ao máximo. Trata-se do empreendedor que deseja ter o próprio negócio, mas quer uma garantia de que ele tem potencial para dar certo.

Em vez de pressa na hora de colocar em prática as suas ideias, o empreendedor gestor investe tempo no conhecimento necessário para que tudo funcione perfeitamente. Como é bem informado, ele sabe que a viabilização do negócio pode ser feita por conta própria ou com a ajuda de uma marca já consolidada no mercado, como o sistema de franquia.  

O empreendedor gestor valoriza muito os recursos financeiros que tem, portanto busca uma opção segura para transformar em realidade o desejo de ter o próprio negócio. Suas ações são bem pensadas, e cada passo faz parte de um conjunto muito maior, que garante o retorno esperado e a estabilidade.

2. Pesquise sobre o mercado

Depois de descobrir qual é o seu perfil empreendedor para aprender como como montar um consultório odontológico, chega o momento de fazer uma boa pesquisa de mercado. A gestão de uma empresa é uma experiência desafiadora, nos levando a pensar em diversas possibilidades e abrindo oportunidades que jamais havíamos cogitado.

Diante da chance de empreender, novos caminhos são apresentados e devemos escolher qual deles será o nosso: lançar um produto novo, associarmo-nos a outro profissional ou ser um franqueado de uma rede de sucesso. Antes de ir para a prática, é fundamental organizar as ideias para que a sua oportunidade de prosperar seja ainda maior.

A pesquisa de mercado tem como objetivo basear as decisões estratégicas da sua jornada empreendedora. Ela ajuda a conhecer o segmento no qual você deseja atuar, entendendo quem são os seus potenciais clientes e concorrentes. Por meio da coleta e análise de informações, as suas decisões serão tomadas com mais segurança.

O mercado odontológico é um dos mais promissores do nosso país. Apesar de o Brasil enfrentar instabilidades políticas e econômicas, a população vem se conscientizando cada vez mais da importância de cuidar da saúde bucal. Uma pesquisa do Ministério da Saúde comprova essa situação.

Chamada de Pesquisa Nacional de Saúde Bucal, ela apresenta queda acentuada na incidência de cáries dentárias em todas as faixas etárias. Também constatou que desde o começo do século a procura por consultórios odontológicos aumentou 30%. Mesmo com esse crescimento, metade da população brasileira precisa de tratamento odontológico.

O Conselho Federal de Odontologia (CFO) realizou um levantamento em 2014 que constatou o seguinte:

  • 20% da população brasileira deixa de ir ao dentista por falta de dinheiro;

  • 46% dos entrevistados consideram difícil o acesso aos tratamentos odontológicos;

  • ⅓ das pessoas deixa de concluir o tratamento por problemas de agendamento.

A popularização dos planos com foco em saúde bucal também ajuda a tornar o mercado atrativo para quem quer abrir uma clínica odontológica ou para quem precisa saber como montar um consultório odontológico. Como forma de aumentar o nível de satisfação dos seus funcionários, muitas empresas vêm aderindo ao plano odontológico e o oferecem no pacote de benefícios.

O mercado odontológico também tem se expandido graças à popularização das franquias de clínicas odontológicas. Nos primeiros meses de 2017, de acordo com dados da Associação Brasileira de Franchising (ABF), o crescimento foi de 9% somente no faturamento em relação ao ano anterior.

As franquias oferecem muitas vantagens para os empreendedores, como o apoio na abertura do negócio, custos menores para a operação, preços mais competitivos na aquisição de produtos junto aos fornecedores e ajuda na gestão. Isso desperta o interesse dos profissionais da área que desejam investir na abertura de um consultório.

3. Aprenda a fazer um bom planejamento

Conhecer o mercado odontológico é um dos passos que você deve dar na abertura da sua clínica ou consultório. Sabendo que o mercado está aquecido e tem potencial para crescer ainda mais, continue a sua jornada e prepare-se para fazer um bom planejamento. Assim como qualquer outro negócio que deseja alcançar o sucesso, todas as suas decisões devem ser baseadas em fatos concretos.

Isso envolve um planejamento estratégico criterioso porque, apesar de o público-alvo ser numeroso, os pacientes não vão procurar a sua clínica simplesmente porque ela foi inaugurada. Essa ferramenta administrativa ajuda a definir características como área de atuação, público-alvo, localização do negócio e outras.

A seguir, tratamos um pouco de cada um desses pontos.

3.1. Mapeie o seu público

É muito importante conhecer o mercado odontológico nos âmbitos nacional e regional. Isso o leva a saber mais sobre os pacientes que deseja atender — problemas, hábitos, comportamentos e outras características fundamentais para que você defina a estratégia de atuação da sua clínica ou consultório.

3.2. Defina os seus objetivos

O conhecimento adquirido até aqui possibilita que você parta para o próximo passo, que é a definição de objetivos. Dentro do mercado odontológico, que é um segmento, você pode encontrar diversos nichos: grupos menores que têm características em comum. A odontologia estética, por exemplo, é um nicho.

Diante de informações como o mercado e o público, você pode traçar os objetivos para iniciar a abertura da clínica. A partir daí, é possível definir o tipo de serviço que será oferecido, ter a perspectiva de investimento, calcular valores e saber até a quantidade mínima de atendimentos que precisam ser realizados.

3.3. Conheça os seus concorrentes

Outro ponto importante que você deve considerar no seu planejamento estratégico é o conhecimento acerca da concorrência. Os seus resultados podem ser afetados pelas ações dela, portanto é fundamental saber o que as demais clínicas e consultórios estão fazendo. Isso o leva a encontrar o seu diferencial competitivo e à criação de um carro-chefe, ou seja, produto ou serviço que caracteriza o seu trabalho.

3.4. Pense nas ações de marketing

Detendo o conhecimento sobre mercado, perfil do público-alvo e possibilidades da sua clínica odontológica será possível saber onde ela se encaixa nesse cenário. A partir daí, torna-se viável traçar as ações de marketing. Por se tratar de um negócio novo, o marketing ajuda a conquistar a confiança do mercado onde a sua clínica atuará.

3.5. Escolha a localização adequada

A questão da localização da sua clínica odontológica também é essencial para o sucesso do empreendimento. A escolha vai além da questão financeira, afinal ela também faz parte da sua estratégia. Deve-se definir o prédio ou sala da clínica com base na localização do público-alvo e da concorrência, além de infraestrutura local e da região.

3.6. Monte o plano operacional


Quero ser franqueado


A documentação do planejamento estratégico possibilita a montagem do plano operacional. Ele formaliza todos os pontos que foram definidos até aqui, bem como as metodologias para que as atividades sejam realizadas seguindo um padrão de qualidade. O plano operacional serve para padronizar o cotidiano da clínica.

4. Identifique tudo o que a clínica odontológica precisa

Tenha ideia do quanto custa para abrir uma clínica odontológica ou como montar um consultório odontológico:

4.1. Equipamentos

A legislação brasileira exige dos empreendedores, independentemente do porte do consultório ou clínica odontológica, uma estrutura mínima que seja composta por uma sala de espera ou recepção, banheiro, área para o estoque de material de limpeza e central de material esterilizado.

O consultório clínico deve ser climatizado por ar-condicionado, ter cadeira odontológica, micromotor, aparelhos de radiografia intra/extraoral e de sucção de alta/baixa potência, equipamento para profilaxia, fotopolimerizador, compressor, foco cirúrgico, negatoscópio, armário com gaveteiro, toalhas e materiais descartáveis, e pia para higienização.

Já a recepção ou sala de espera deve ter poltronas, mesa de apoio, água mineral, copos, computador, escrivaninha, impressora e todos os materiais de escritório que são necessários para o agendamento e o controle das consultas. Da mesma forma, o banheiro precisa ser equipado para o uso dos pacientes e de quem trabalha ali.

4.2. Legalização

A questão da legalização é fundamental para todas as empresas, inclusive as que atuam na saúde. Falando especificamente da abertura de um consultório ou clínica odontológica, você pode atuar sozinho ou em sociedade. O seu empreendimento precisa ser registrado no Conselho Regional de Odontologia.

As instalações da sua clínica precisam seguir determinações da área que indicam iluminação sem ofuscamento e sombras, ambiente com circulação e renovação de ar, aparelhos de ar-condicionado sempre limpos, piso com material liso, lavável e impermeável, escritório separado do atendimento e outras mais.

Da Vigilância Sanitária da sua região, você deve providenciar a licença de funcionamento — e também a aprovação de todo o projeto arquitetônico. O Corpo de Bombeiros também fará a vistoria do imóvel, que deve ter um contrato de locação comercial. Já o seu negócio, deve ser inscrito na prefeitura do município onde se encontra.

4.3. Matéria-prima

Além dos equipamentos que citamos anteriormente, você precisa garantir o controle de estoque da clínica odontológica. Esse processo tem o objetivo de alcançar o equilíbrio entre a oferta e a demanda. O controle de estoque precisa ser aferido por meio de alguns indicadores de desempenho.

O primeiro deles é o giro do estoque. Ele aponta para o número de vezes que o capital investido em materiais é recuperado ao longo do ano, ou seja, trata-se de um índice que pode ser medido a cada 12 meses. O segundo é a cobertura do estoque, apontando para o tempo que a sua matéria-prima consegue atender o público sem reposição.

Por fim, a matéria-prima dá origem ao nível de serviço ao paciente, ou seja, a relação entre a sua disponibilidade e o atendimento prestado ao público. Se alguém quiser fazer um clareamento dental na sua clínica, deve esperar quanto tempo para que você adquira tudo e esteja pronto para o procedimento?

O estoque de produtos de um consultório ou clínica odontológica deve ser mínimo, pois ele representa o seu capital de giro. Para descobrir o ideal, considere o número de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos. Monte um bom planejamento e faça os orçamentos para conseguir sempre as melhores negociações.

A aquisição de matéria-prima incorre no estabelecimento de uma relação com os fornecedores. Esse relacionamento deve ser cauteloso, pois o mercado está repleto de pessoas que não cumprem as leis e comercializam produtos proibidos ou que estão em situação irregular. Certifique-se de que os seus fornecedores são confiáveis.

4.4. Pessoal

A estrutura de uma clínica odontológica é composta, na essência, por pessoas. Você pode ser o profissional de destaque, mas deve receber o auxílio de, no mínimo, um(a) recepcionista e um(a) instrumentador(a). Por mais que a sua estrutura seja enxuta, o trabalho de um especialista em gestão administrativa, financeira, contábil e de recursos humanos também é bem-vindo.

4.5. Processo produtivo

O processo produtivo de uma clínica odontológica é composto por quatro etapas. A primeira é a recepção dos pacientes, que deve ser feita por um profissional que tenha experiência prévia, ou seja, capacitado para o trabalho. Por meio dessa figura, o paciente receberá o máximo de informações para que a agenda não sofra atrasos e interrupções.

O atendimento ao paciente é a segunda etapa do fluxo de processo produtivo. Ele começa em uma avaliação inicial aprofundada, cujo objetivo é detectar problemas de saúde. A partir do diagnóstico, cabe a você definir a abordagem odontológica que será aplicada. Tudo isso deve ser registrado no prontuário.

A terceira etapa é caracterizada pela limpeza dos materiais, com o objetivo de reduzir a carga microbiana. Esse processo garante a desinfecção, a esterilização e a manutenção da vida útil do material de trabalho. Depois de limpos, os instrumentos devem ser embalados ou empacotados para que o agente esterilizante aja com eficácia.

O pós-atendimento é a quarta e última etapa do processo, em que todos os profissionais da clínica devem trabalhar em favor da manutenção de um nível de fidelidade entre os pacientes. Para isso, a equipe precisa entrar em contato periodicamente para averiguar suas condições e alertar sobre a necessidade de retorno para novos procedimentos.

5. Saiba como fazer a gestão financeira

Confira todas as dicas para garantir a saúde financeira da sua clínica odontológica. 

5.1. Separe as suas contas pessoais das contas da clínica

Essa atitude é essencial para que você facilite o pagamento das contas e garanta a organização da área financeira pessoal e profissional. Estabeleça o valor do seu salário e deixe o dinheiro da clínica em uma conta separada, para que ele não se misture com as suas retiradas.

5.2. Registre todas as entradas e saídas

A gestão financeira envolve o controle rígido de todas as entradas e saídas. Afinal, são esses valores que ajudam a precificar os serviços e evitam que você tenha prejuízos. Considere o registro de tudo, mesmo dos pequenos gastos, como a compra de copos descartáveis. Assim, dá para controlar o orçamento e ainda facilitar a declaração de rendimentos para a Receita Federal.

5.3. Contrate um profissional para ajudá-lo

Sabemos o quanto é cansativo ter que administrar a clínica odontológica e, ao mesmo tempo, realizar o atendimento dos pacientes. Quando o volume de trabalho aumenta, é necessário buscar alternativas viáveis. Uma delas é a contratação de uma assessoria que se dedique à gestão financeira.

5.4. Tenha um bom software de gestão financeira

Outra opção é a aquisição de um bom software para fazer a gestão financeira da clínica. As anotações em papéis ou planilhas não tornam prático o controle dos dados e ainda podem ocasionar erros. Os softwares ajudam a registrar e organizar os dados, além de produzirem relatórios a partir do cruzamento das informações registradas.

5.5. Evite a inadimplência

Adote uma política transparente para que a sua equipe evite a inadimplência entre os pacientes. É comum que algumas pessoas atrasem o pagamento de suas contas, portanto garanta que isso não afete a gestão financeira da clínica por meio de contratos assinados, cláusulas de penalidades financeiras, critérios de renegociação e um sistema ativo de cobrança.

6. Pense na oportunidade de abrir uma franquia de clínicas odontológicas

Tudo o que você viu até aqui para abrir uma clínica odontológica ou consultório odontológico parece informação demais? De fato não é, mas não fique desestimulado por isso. Abrir sozinho um negócio e empreender demanda tempo, conhecimento, vontade de aprender, capital, paciência e muitos outros aspectos.

A boa notícia é que existem meios para tornar essa jornada mais fácil de entender e cumprir as suas numerosas etapas. Se você deseja abrir a própria clínica, pense na oportunidade de adquirir uma unidade de franquia. Essa é a chance de iniciar o seu negócio com a credibilidade de uma marca já conhecida pelo mercado.

Quando você opta por uma franquia, recebe da marca as informações, como o mercado e o público-alvo, facilitando a sua compreensão em torno da gestão do consultório. Esse apoio do franqueador é fundamental para que a sua clínica atinja o sucesso, pois você parte de uma estrutura que já está estabelecida.

Como marca, o franqueador tem uma rede própria de distribuição que foi criada a partir do teste exaustivo dos produtos. Isso permite que o seu foco seja voltado para aspectos como a qualidade do atendimento e a gestão financeira da clínica — que também pode ser facilitada caso a marca tenha, por exemplo, um software próprio.

Elaborar um planejamento estratégico e um plano de negócio pode ser algo complicado para você, mas no sistema de franquia isso já está pronto. O franqueador também tem informações relevantes sobre os seus concorrentes. Desse modo, você garante alta capacidade de atuação com baixo risco financeiro.

Como estamos falando de uma grande marca composta por empreendedores de todos os lugares do país, precisamos destacar que os custos de propaganda são rateados pelos membros dessa grande rede, diminuindo os valores que você gastaria se contratasse uma agência sozinho e ainda melhorando a qualidade do que é veiculado.

Você também tem a sua independência jurídica, podendo abrir a própria razão social e adquirindo a responsabilidade sobre as operações financeiras. Os funcionários, por exemplo, são da sua empresa, e não do franqueador. Desse modo, o processo de contratação e demissão torna-se mais rápido e menos burocrático.

Abrir uma clínica odontológica ou consultório odontológico, para você, parece um desafio? Saiba que não é. Apesar de, na faculdade, você não ter visto a fundo matérias sobre empreendedorismo e administração, o sistema de franquia oferece ao profissional de odontologia a possibilidade de ser dono do próprio negócio, sem ter que cumprir com todas as jornadas descritas aqui.

Agora que você já aprendeu um pouco mais sobre como montar um consultório odontológico, que tal conversarmos mais sobre esse assunto? Convidamos você a baixar o e-book sobre franquias odontológicas para que seja possível avaliar se esse modelo de negócios é compatível com os seus objetivos profissionais.

Postado em 19/01/2018.


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