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Gestão financeira de clínica odontológica: tudo que precisa saber



O Brasil é o país com o maior número de profissionais de odontologia no mundo, segundo o Conselho Federal de Odontologia (CFO). Infelizmente, no entanto, muitos dentistas saem da universidade sem conhecimentos básicos para a gestão financeira de clínica odontológica. E como fazer para conciliar a rotina de seu trabalho como dentista com processos de gestão que você possivelmente desconhecia até montar sua própria clínica?

Em linhas gerais, as bases de gestão financeira e administrativa são comuns a qualquer tipo de negócio. Mas para ajudar você a entender e aplicá-las em sua clínica, nós elaboramos este guia voltado para a gestão financeira em clínicas odontológicas com tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

Vamos começar definindo o que é gestão financeira, como ela funciona, quais as principais características e a importância desse gerenciamento dentro do contexto de uma clínica odontológica. Em seguida, apresentaremos algumas das melhores práticas para você implementar em sua clínica. Ah, não esquecemos também de uma lista de erros que você não deve cometer na gestão de seu negócio.

Por último, apresentamos uma solução capaz de resolver seus problemas de gestão e ainda expandir o sucesso de sua clínica odontológica: a adoção do modelo de franquia. E aí, preparado para um salto de eficiência e economia em sua clínica?

O que é gestão financeira de clínica odontológica?

O primeiro passo para ter sucesso na sua clínica é entender que o futuro e a expansão dela não é resultado apenas do conhecimento técnico adquirido com as especialidades odontológicas. Ele depende também do reconhecimento de que você é um empreendedor e precisa pensar na rentabilidade do negócio.

Entre os requisitos fundamentais para você se tornar um bom empreendedor é ser um bom líder. E a liderança não diz respeito apenas ao trato com os colaboradores, fornecedores e pacientes. Você vai aprender que a maior parte do trabalho está, na verdade, na gestão das tarefas vitais para o sucesso da sua clínica odontológica, como a gestão financeira.

Assim, em um clima como o da economia atual, o gerenciamento eficiente das finanças é essencial para a sobrevivência de qualquer clínica odontológica. E nenhum dentista quer apenas manter as contas em dia, não é verdade?

Para transformar a sua clínica em um negócio lucrativo e com possibilidade de expansão, você precisa praticar uma boa gestão financeira. De forma bem simplificada, ela promove o gerenciamento dos recursos financeiros de um negócio. 

Ou seja, com uma boa gestão, é possível alocar, organizar e controlar as contas a receber e a pagar para manter a rotina de funcionamento de sua clínica. E mais, essa gestão fornece informações que ajudam na projeção financeira para a saúde do seu negócio.

Como funciona esse gerenciamento de recursos nas clínicas de odontologia?

Infelizmente, o gerenciamento financeiro de muitas clínicas odontológicas é pouco eficiente ou até mesmo inexistente. 

Assim como outros empreendedores, muitos dentistas apresentam dificuldades para controlar e supervisionar as contas a pagar e a receber. Isso é bastante grave e pode comprometer até mesmo o salário do profissional. 

Sem uma boa gestão financeira, seu pagamento pode ficar condicionado apenas aos atendimentos realizados. Ou seja, você corre o risco de ficar sem receber quando não trabalha. E como ficam as contas a pagar nesses casos?

A boa notícia é que, com as práticas de contabilidade para dentistas, é possível adotar estratégias de gestão que garantam a saúde financeira da sua clínica.

Quais são as principais características de gestão financeira em uma clínica odontológica?

Uma boa gestão financeira é aquela que prevê tensões com a falta de recursos e contempla soluções para os problemas com antecedência, para que possam ser evitados. Por isso, para que esse gerenciamento seja bem-sucedido, é necessário organizá-lo de forma estratégica. 

A seguir, apresentamos as três características principais para a gestão financeira de sua clínica. A partir dela, você pode criar soluções específicas para o seu negócio, como criar um plano que vai priorizar o investimento em melhorias de sua clínica e cuja meta seja aumentar o engajamento de pacientes. Vamos a elas?

Apresenta a avaliação da saúde financeira de sua clínica

Antes de qualquer projeção para expansão do seu negócio, é preciso avaliar adequadamente em que condições se encontram as finanças da sua clínica. Para começar, tente responder com sinceridade às seguintes perguntas:

  • tenho algum empréstimo ou financiamento no momento? Em caso afirmativo, há possibilidade de renegociar esses valores com menores taxas?

  • Qual é a média mensal de faturamento e gastos da clínica?

  • Minha rentabilidade é sazonal? Há algum período no qual os atendimentos costumam cair?

  • Quais foram os investimentos realizados recentemente na clínica? Eles já se reverteram em lucro?

  • Houve outros gastos imprevistos realizados recentemente? Com que frequência costumo ser pego de surpresa com despesas extras?

Essas informações são essenciais para compreender as movimentações financeiras fixas e atípicas de sua clínica. Com esses dados em mãos, é possível conhecer a situação real da clínica, permitindo o planejamento de soluções inteligentes a curto, médio e longo prazo.

Ajuda a reduzir despesas

Outra característica da gestão financeira bem executada é que ela fornece as informações necessárias para você elaborar seu orçamento. 

Saber a quantidade de dinheiro no caixa disponível para investir é o primeiro passo. Com essa informação, você também consegue separar os gastos fixos e prioritários daqueles ocasionais, além de identificar aquelas despesas que podem ser cortadas e reduzidas.

Assim, você evita a escassez de recursos e consegue investir muito mais na eficiência e lucratividade de sua clínica.

Permite estabelecer planos a curto, médio e longo prazo

Todo dentista tem o sonho de fazer a clínica prosperar, não é mesmo? Acontece que muitos profissionais não conseguem conciliar suas metas de crescimento com a realidade de seus negócios.

Já imaginou, por exemplo, saber com antecedência qual será o saldo bancário da clínica nos próximos 12 meses, se as projeções feitas sobre a receita e a despesa forem realizadas corretamente? Com a gestão financeira, você é capaz de criar condições favoráveis para que seus planos se cumpram. 

Qual a importância de uma gestão financeira de clínica odontológica eficaz?

Você pode não se dar conta, mas todas as práticas odontológicas compartilham algumas características financeiras comuns, não importando o tamanho da clínica. 

É preciso negociar o valor do tratamento com o paciente e a melhor forma de pagamento para garantir uma boa receita. 

Há ainda os fornecedores de próteses e outros suprimentos odontológicos e as contas fixas com o imóvel, água, luz, telefone, internet, pagamento de assistente ou secretária. Todos são itens de grande despesa e que acabam comprometendo o rendimento da clínica.

A forma como você mede e gerencia essas movimentações financeiras pode fazer a diferença entre ter uma clínica ou ter uma — ou quem sabe mais de uma — clínica de sucesso. 

E o mais importante, o desconhecimento de boas práticas de gestão pode trazer consequências desastrosas. 

Sem controle financeiro, você corre o risco de ser pego de surpresa diante de imprevistos e atrasar o pagando de bancos ou fornecedores. A falta de credibilidade em um mercado tão competitivo como o odontológico pode acabar obrigando você a fechar as portas.

O mesmo pode ocorrer quando você não tem consciência do retorno de investimento feito em ações para aumentar o número de atendimentos. E você sabe, sem pacientes, não há receita.

Quais são as boas práticas de gestão financeira de clínica odontológica?

Até agora você conheceu um pouco da importância do gerenciamento financeiro e como ele é fundamental para o funcionamento e desenvolvimento de sua clínica. 

Mas como implementá-lo na prática? Pensando nisso, listamos a seguir seis dicas de gestão financeira para você adotar em sua clínica quanto antes. Vamos conhecê-las?

1 – Separe a conta pessoal da conta do consultório

Contas separadas? O que parece uma mera formalidade ou até mesmo aumento de burocracia para alguns traz sérias consequências para o negócio. 

Não faltam exemplos de clínicas fechadas por causa de um descontrole financeiro de dentistas que não separaram suas contas pessoais das contas da clínica. Ou porque acabaram usando recursos pessoais para cobrir despesas do negócio, ou porque gastaram mais do que poderiam retirar na clínica.

Com as contas separadas, é mais fácil identificar o lucro real da clínica e, assim, você pode controlar melhor os lançamentos, pagamentos e gastos do seu negócio. Outra vantagem é que uma conta dedicada exclusivamente à clínica ajuda a comprovar seu faturamento na hora de declarar seu imposto de renda. 

2 – Defina seu pró-labore

Você costuma fazer retiradas do dinheiro do caixa do consultório para pagar aquele cafezinho da tarde ou abastecer o veículo? Se você comete este erro, é hora de definir seu pró-labore.

Mesmo sendo dono de sua clínica, é preciso que você se inclua como um funcionário do negócio. O pró-labore é o seu salário, portanto, nada de fazer outras retiradas ao longo do mês.

Defina quanto você pretende ganhar. Lembre-se de que o valor deve ser o suficiente para o pagamento das despesas pessoais. O pró-labore será incluído como despesa fixa, ao lado dos demais pagamentos.

E atenção: mesmo nos períodos em que houver algum lucro maior do que o previsto, não caia na tentação de retirar o valor para despesas pessoais. Todo o dinheiro que entra a mais em sua clínica deve ser utilizado para investir em seu negócio. É claro que, à medida que os lucros crescerem, é possível aumentar um pouco seu pró-labore. 

3 – Realize um controle do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um controle da informação financeira de sua clínica odontológica em um determinado período. Ele avalia as entradas e saídas de dinheiro a partir das informações registradas e fornece informações preciosas para a análise do negócio.


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Por isso, é importante manter um registro de todas as despesas e receitas, por menores que sejam.

Essa base de dados é imprescindível para a tomada de decisões. É por meio dela, por exemplo, que você consegue identificar que aquela semana que, aparentemente, gerou um ótimo faturamento, na verdade, também sofreu um aumento nas despesas.

Para otimizar o controle do fluxo de caixa e, consequentemente, a gestão financeira do negócio, muitas clínicas odontológicas têm adotado o uso de softwares de gestão. Assim, você consegue armazenar todos os dados de suas movimentações financeiras de modo prático, seguro e acessível.

4 – Estipule o capital de giro

O capital de giro é aquela reserva de recursos que permite que a clínica pague suas contas em dia e mantenha o equilíbrio entre a receita do atendimento de pacientes e as despesas com fornecedores e funcionários.

Infelizmente, é muito comum a presença de clínicas odontológicas que funcionam sem contar com o capital de giro. Sabe quais são as consequências?

Se você investe todos os recursos na montagem da estrutura de sua clínica, como fazer para captar pacientes? Ou o que fazer quando surge um gasto inesperado e você não conseguiu fazer o número necessário de atendimentos para suprir essa despesa?

Com a gestão financeira da sua clínica odontológica, você não só vai conseguir definir o capital de giro necessário para manter seu negócio funcionando, como também terá recursos necessários para expansão ou para sanar imprevistos.

5 – Utilize indicadores de desempenho

De nada adianta seguir todas as boas práticas de gerenciamento financeiro, se você não consegue medir os resultados alcançados. Por isso, é importante o uso de indicadores de desempenho, os famosos KPI — do inglês key performance indicator.

Eles oferecem um relatório detalhado da saúde financeira de sua clínica avaliando os aspectos positivos e negativos do negócio. Esses indicadores são úteis na hora de identificar os pontos fracos das estratégias de gestão empregadas.

6 – Analise atentamente os dados

Os indicadores de desempenho apontam os problemas, mas não os solucionam. Daí a necessidade de uma análise detalhada de todas as informações obtidas. É só a partir dessa análise que é possível tomar as medidas necessárias para solucionar os problemas e verificar os erros e acertos das estratégias adotadas.

Vale lembrar que a análise dos dados deve ser realizada regularmente. Quanto mais cedo você identifica o problema, mais rapidamente são tomadas as medidas necessárias para resolvê-lo.

Quais os maiores erros ao fazer gestão financeira? 

Já deu para perceber que o gerenciamento das finanças envolve uma série de processos que estão direta ou indiretamente interligados, não é mesmo? Com isso, erros na administração da clínica odontológica podem acabar prejudicando toda a gestão financeira do negócio.

Apontamos a seguir quatro problemas de gestão financeira mais comuns encontrados nos negócios de odontologia. Quer conhecê-los?

Desconhecer as práticas de gerenciamento

A desinformação é um dos erros mais comuns entre os dentistas ao abrirem suas clínicas. O que é totalmente natural, já que, como vimos, muitos profissionais não têm experiência com as práticas de gerenciamento e administração de um negócio.

A primeira medida para alcançar o sucesso na gestão financeira de sua clínica é compreender como funciona cada uma das operações do negócio para além do atendimento dos pacientes. Aos poucos, você vai conseguir definir quais as ferramentas de gestão são mais adequadas para o seu caso.

Não ter um plano de negócios 

Em algumas situações, o desejo de abrir uma clínica odontológica acaba passando por cima do plano de negócios. O resultado? O dentista consegue abrir as portas de sua clínica, mas não tem rentabilidade porque não pensou nas etapas necessárias para atingir o rendimento desejado.

Com o tempo, uma clínica sem um plano de negócios definido dificilmente terá recursos financeiros necessários para seguir funcionando. Isso gera um ciclo: sem dinheiro, fica difícil empreender, e, sem um plano de negócios, é praticamente impossível obter um financiamento ou investimento.

Ignorar a importância do marketing para as finanças da clínica

O que o marketing tem a ver com a gestão financeira de uma clínica odontológica? A resposta é simples. Sem o uso de estratégias de marketing, sua clínica não fica conhecida. Consequentemente, torna-se mais difícil atrair pacientes.

E sem pacientes, você já sabe, as contas não fecham. Por isso, para garantir a boa gestão financeira de sua clínica, é importante pensar nas ações de marketing como um investimento e não como um custo. 

Não empregar boas práticas de gestão financeira

Qualquer descuido na gestão de uma clínica pode comprometer seriamente a saúde do negócio. Apesar de existirem boas práticas para o gerenciamento financeiro, ainda há muitos dentistas cometendo os mesmos erros.

Os mais comuns são: ignorar a realização do fluxo de caixa; realizar uma má gestão do capital de giro; não utilizar indicadores de desempenho; ignorar a análise de desempenho financeiro; não utilizar um sistema de gestão financeira e até não controlar o estoque de suprimentos. 

Todos esses problemas podem ser evitados com as dicas que você conheceu até agora e também com as melhores ferramentas para a gestão financeira que nós apresentamos a seguir. 

Quais são as melhores ferramentas para o controle da gestão financeira?

Ao longo deste guia, já apresentamos as boas práticas e os maiores erros dentro do gerenciamento das finanças de sua clínica odontológica. É dessa relação entre erros e acertos que estão as melhores ferramentas para ajudar no controle da gestão financeira. 

Já citamos dois ótimos recursos para organizar e gerir as finanças: o fluxo de caixa e o capital de giro. Mas também temos algumas novidades, observe!

Plano de negócios

Para evitar cair nos erros de gestão financeira de outras clínicas, a primeira ferramenta a ser utilizada é o plano de negócios.

E não importa se você já abriu sua clínica, pois ele pode ser elaborado tanto para os projetos não iniciados quanto para aqueles já em funcionamento.

Ele deve funcionar como um roteiro com informações estratégicas e financeiras e precisa ser conhecido e seguido por toda sua equipe. Entre outros pontos, o plano de negócios deve apresentar uma análise do mercado e dos consumidores dos serviços odontológicos da região onde você atua.

Com essas informações em mãos, você pode pensar em etapas específicas de seu interesse, como estipular os investimentos necessários para expandir a clínica e as projeções financeiras a curto, médio e longo prazo. 

Demonstração de resultado do exercício (DRE)

Uma ferramenta fundamental para um diagnóstico da saúde financeira de sua clínica é a Demonstração do Resultado do Exercício. É nesse documento que são apresentados os lucros e despesas obtidos pela clínica em um determinado período.

Para um acompanhamento interno, a demonstração pode ser elaborada mensalmente. Para fins fiscais, trimestralmente. E, para fins legais, a DRE costuma abranger o resumo financeiro de um ano.

Por meio da demonstração de resultado, você consegue identificar se o controle de gastos tem sido realizado de modo eficiente e se o lucro produzido foi compatível com os investimentos realizados na clínica. 

Índice de rentabilidade

Já falamos sobre a importância dos indicadores de desempenho, os famosos KPIs, certo? Agora vamos dar uma dica de um indicador de financeiro que ajuda a avaliar a rentabilidade de sua clínica odontológica, o Retorno Sobre o Investimento.

Essa ferramenta — também conhecida como ROI — avalia a produtividade e o lucro por meio de um cálculo que relaciona a quantidade de recursos investidos na clínica e a taxa de retorno sobre esse investimento. 

Por exemplo, se você investiu uma quantidade X em ações de marketing, é preciso calcular se o retorno dessa estratégia trouxe resultados positivos para sua clínica.

Softwares de gestão financeira

Você sabe melhor do que ninguém que manter a gestão de um consultório odontológico não é uma tarefa nada fácil. Imagine adicionar à sua rotina todas essas práticas de gerenciamento financeiro que nós indicamos aqui? Como organizar todo esse fluxo de informação?

Sem dúvida, a melhor alternativa é adotar o uso de um software de gestão. Além de ajudar no controle financeiro de seu negócio, os sistemas voltados para as clínicas odontológicas contribuem para o controle de informações dos pacientes e para a maior produtividade da equipe. Isso é inteligência de negócios com segurança no armazenamento de dados.

Por que o modelo de franquia permite um melhor controle da gestão?

Ser dono do próprio negócio traz uma série de responsabilidades. E a gestão das finanças é apenas uma delas. Por isso, trouxemos uma dica para otimizar todos os processos de sua clínica e obter sucesso nos negócios: abrir sua franquia odontológica Sorridents.

Isso mesmo! Ao se tornar um franqueado Sorridents, você passa a contar com toda a experiência e reconhecimento de uma marca já consolidada no mercado odontológico.

Essa franquia também oferece toda a assistência técnica, jurídica e de marketing necessária para você desenvolver seu perfil empreendedor e aprender a otimizar o seu negócio.

E o mais importante, com os sistemas e ferramentas de gestão específicos para as clínicas odontológicas, a gestão de franquias ajuda a melhorar todos os processos do seu negócio. O que você está esperando? Seja um franqueado Sorridents!

Quanta informação, não é mesmo? Você precisa concordar: não mentimos quando afirmamos que este seria um guia com tudo o que você precisa saber sobre a gestão financeira de clínica odontológica.

Agora você sabe um pouco mais sobre a gestão financeira e o quanto um bom controle dos gastos e receitas é fundamental para garantir o sucesso de sua clínica. 

Além disso, você viu como boas práticas são iniciadas com medidas simples, como separar sua conta pessoal da clínica. Também aprendeu que muitos erros de gestão de finanças são consequência da desinformação. Por fim, conheceu algumas ferramentas importantes para o gerenciamento das finanças e viu que entrar no mercado das franquias com uma marca como a Sorridents é a solução ideal para uma excelente gestão de sua clínica. 

Nos resta agradecer por você ter nos acompanhado até aqui. E se você gostou deste guia de gestão financeira de clínica odontológica, assine nossa newsletter e não perca mais nenhuma dica!

Postado em 15/10/2019.


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