Clínicas odontológicas não deixam de ser organizações e precisam de muito cuidado em sua gestão. Entre as principais estratégias, destaque para a contabilidade para dentistas.
Sim, há uma série de práticas consideradas essenciais para que todo esse processo seja bem feito e negligenciá-las pode custar caro trazendo prejuízos e até o fechamento de uma clínica.
Neste artigo falaremos em muitos detalhes como o dentista deve gerenciar sua contabilidade e garantir contas cristalinas. Descubra o porquê dessa obrigação e saiba as melhores práticas. Confira!
O que é a contabilidade para dentistas?
Os serviços de contabilidade e gestão para o segmento odontológico são, muitas vezes, um desafio para os profissionais dessa área, uma vez que requerem alguns cuidados específicos, e, a maioria dos dentistas, quando finaliza a graduação, não tem conhecimento suficiente para gerenciar um negócio.
Em primeiro plano, a contabilidade para dentistas é uma ferramenta extremamente necessária para que o profissional se mantenha adequado à legislação. Além disso, conhecer bem as práticas contábeis pode fazer toda a diferença para a saúde financeira do seu consultório.
Nesse sentido, o dentista deve fazer um planejamento tributário que defina sua forma de atuação no mercado, seja como profissional autônomo ou pessoa jurídica. Desse modo, a contabilidade permite acompanhar a atividade comercial e realizar a gestão de forma satisfatória, sendo possível economizar despesas com tributações e aumentar o lucro com a otimização dos gastos operacionais.
Sabendo da importância desse tema, preparamos este post para você com algumas dicas de contabilidade voltadas para os consultórios odontológicos. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!
1. Tenha contato próximo com o seu contador
Uma excelente maneira de fazer a gestão de consultórios odontológicos é conferir suas responsabilidades contábeis e fiscais a uma aplicação terceirizada. Desse modo, as finanças dessa empresa estarão sob encargo de profissionais apropriados.
É fundamental manter contato com o contador por meio de reuniões, a fim de se inteirar sobre as movimentações realizadas e a situação real da empresa. Essa familiaridade com a instituição permite ter uma visão mais estratégica dos negócios, o que proporciona maior proteção contra imprevistos ou mudanças repentinas de legislação.
2. Encontre o regime tributário ideal para o seu consultório
A contabilidade para dentistas concede ao profissional uma avaliação de sua clínica para verificar se ela se enquadra nos critérios da Receita. Dessa maneira, o dentista deve definir quais planos oferecem mais vantagens ao seu consultório.
Com isso, o serviço de contabilidade dirige o gestor odontológico nas tributações e nas finanças da empresa, possibilitando pagar a menor carga tributária dentro da lei. Logo, quanto mais correta for a gestão do negócio, maiores as chances de se conservar consistente nos processos fiscais.
3. Mantenha-se atualizado com a Receita Federal
Informações atualizadas do balanço patrimonial, do fluxo financeiro e do pagamento de taxas do estabelecimento devem ser fornecidas à Receita com o fim de reduzir riscos de autuações fiscais.
Recomenda-se, portanto, a atribuição desse encargo a uma pessoa de confiança no setor, haja vista a responsabilidade da incumbência. Desse modo, o estabelecimento não precisará passar por transtornos que colocarão a clínica em riscos de dívidas ou até fechamento e ainda poderá aumentar a rentabilidade do consultório.
4. Evite erros na gestão do consultório
Erros corriqueiros, como inversão de valores das bases de cálculo e do valor de impostos, inclusão de receitas isentas em cálculos tributários, falhas na classificação fiscal de produtos e serviço, e aplicação errônea de taxas não acompanhamento de leis recentes do setor fiscal, tudo isso acontece comumente na gestão do consultório odontológico.
Contudo, esses erros devem ser evitados ao máximo, uma vez que arruinam o capital da empresa. É imperativo, pois, que a clínica odontológica seja aliada a um setor de contabilidade de confiança a fim de erradicar essas falhas, além de utilizar sistemas que garantem maior confiabilidade e eficácia nas operações.
5. Separe suas finanças pessoais das contas empresariais
Ainda que o consultório odontológico seja de um único proprietário, as finanças pessoais e os negócios devem ser tratados como entidades diferentes. Posto isso, é importante dispor de uma conta jurídica da clínica odontológica, pois facilita o reconhecimento de taxas e impostos vencidos, bem como pontos que precisam ser melhorados na gestão financeira.
Assim, os lucros devem ser registrados de forma isolada, o que possibilita conhecer os valores e as despesas mensalmente. Logo, ao ter controle sobre o erário, providências podem ser tomadas para contenção ou redução de gastos, bem como para possibilitar o aumento da lucratividade.
6. Familiarize-se com a contabilidade
A melhor abordagem para o gestor participar do processo contábil é por meio de um software de contabilidade. Com isso, será possível simplificar tarefas, como a automatização da fatura e o registro do seu conteúdo ao mesmo tempo.
Por outro lado, entender um pouco sobre contabilidade ajuda a interpretar o trabalho do contador e, desse modo, poderá avaliar a precisão do serviço e os resultados obtidos com ele. Conhecer os principais termos envolvidos na área facilita o relacionamento com o contador, uma vez que garante maior clareza pelo fato de conhecer palavras técnicas.
Outro ponto importante é compreender sobre o regime fiscal, quais as obrigações da empresa e seus benefícios. Por fim, fazer uma gestão financeira eficiente e com controle rígido é extremamente essencial para o bom funcionamento e sucesso do empreendimento.
7. Registre todas as entradas e saídas
O registro de todas as entradas e saídas é significativo para o controle de cada movimentação, com o intuito de analisar todos os meses as contas do consultório. Com efeito, é possível prever prováveis problemas. Além disso, em determinados meses há diminuição no número de consultas, e, sabendo disso, o gestor pode se planejar, separando uma reserva e reduzindo os gastos para que não interfira no orçamento final.
8. Informe-se sobre a transferência de pessoa física para jurídica
Geralmente, os profissionais da odontologia começam suas carreiras como autônomos e, portanto, contribuem como pessoas físicas para economizar nos impostos. Contudo, à medida que o negócio se desenvolve, faz-se necessário formalizar a empresa.
Sob esse ponto de vista, é importante contar com um contador para auxiliar na transferência para que o consultório se torne uma empresa. Sendo assim, para qualquer uma das modalidades, seja autônomo ou pessoa jurídica, o profissional deve contratar um especialista em contabilidade para dentistas ou um escritório na área para lidar com esse ramo com mais conhecimento.
O contador tratará de todos os aspectos legais e tributários a fim de evitar eventuais problemas nessa parte. Além disso, é indispensável o registro no Conselho Regional de Odontologia da jurisdição de atuação, a liberação da vigilância sanitária e o reconhecimento das exigências legais feito pela prefeitura do município onde a clínica será instalada.
9. Acompanhe o fluxo de caixa
De modo geral, o fluxo de caixa consiste no controle sistemático de todo o dinheiro recolhido e gasto por uma empresa durante um tempo — trata-se de uma das principais etapas da contabilidade. Por meio do acompanhamento do fluxo de caixa, é possível conhecer a real situação contábil e financeira do seu negócio, o que ajuda a ter uma ideia do faturamento, para saber se há lucro ou prejuízo. Além disso, o fluxo de caixa permite que a empresa faça o planejamento com a previsão disponível, facilitando, assim, a tomada de decisões antecipadamente.
10. Aprenda a diferenciar custos fixos e variáveis
O modo como o profissional organiza e prioriza os custos da empresa, aplicando a proporção ideal para cada categoria, é uma das principais causas que determinam a qualidade da contabilidade para dentistas. Muitas vezes, essa prática é ignorada pelos consultórios, o que pode ocasionar empecilhos na gestão do fluxo de caixa. Por isso, entenda a diferença entre custo fixo e variável.
O primeiro é aquele que não se altera durante os meses, pois são despesas importantes, como contas de energia, luz, aluguel, salário de funcionários, ou provem de decisões tomadas previamente. Já o custo variável é gerado durante determinados períodos, por exemplo com a manutenção de equipamentos e compra de materiais.
11. Conheça a contabilidade online
Embora a ajuda de um contador seja essencial em alguns aspectos, se o seu negócio for pequeno, talvez não seja viável contratá-lo integralmente. Nesse caso, o serviço de contabilidade online é uma alternativa eficaz, além de garantir segurança nas operações contábeis. É possível encontrar empresas especializadas que oferecem o serviço remoto, por cerca de R$100 mensal.
Dessa forma, a principal vantagem desse serviço é a rentabilidade financeira, pois as plataformas são acessíveis em comparação à terceirização de outros profissionais. Além disso, o próprio gestor pode controlar a sua contabilidade, com a ajuda de profissionais online.
12. Utilize um sistema especializado
Uma ótima dica para facilitar as tarefas do consultório é investir em um sistema especializado para dentistas. Com ele, todas as práticas de contabilidade podem ser realizadas por meio de um software de gestão, como o registro de contas a pagar e a receber, a agenda do consultório, o controle de estoque, entre outras funcionalidades, permitindo o aumento de produtividade, a redução de custos e o aperfeiçoamento das operações.
13. Procure indicações do melhor contador para seu consultório odontológico
Por último, e não menos importante, a principal dica é procurar indicações do melhor contador para o seu consultório. Na hora de escolher, é importante conversar com colegas de profissão que tenham empresa similar. Com efeito, deve-se fazer perguntas e sanar qualquer dúvida que tenha com o contador escolhido. Além disso, verificar a satisfação dos outros colegas com o contador também é relevante.
Para isso, na hora de escolher um contador ideal para cuidar da clínica odontológica, não se esqueça de considerar alguns fatores, são eles:
- saiba se o profissional está regularizado;
- busque a opinião dos seus clientes;
- preste atenção nos detalhes do contrato;
- acompanhe os serviços prestados pelo profissional;
- verifique sua disponibilidade;
- preocupe-se em atualizar os conhecimentos;
- veja se o profissional se adéqua ao perfil da empresa.
14. Registre todas as entradas e saídas
Veremos à frente que é fundamental que o controle registre entradas e saídas financeiras. Isso é importante para verificar inconsistências ou desequilíbrios entre receitas e despesas na contabilidade para dentistas.
Além disso, é possível aplicar estratégias de gestão como planejamento e identificação de rentabilidade. Com esse controle, você saberá, por exemplo, se há um gasto maior em saídas como pagamento de contas ou se há poucas entradas como um baixo número de consultas.
15. Acompanhe o fluxo de caixa
O fluxo de caixa não é importante somente para a contabilidade, mas para o negócio como um todo. Por meio de dois conceitos básicos é possível realizar esse controle.
O primeiro conceito refere-se a regime de competência e tem a função de identicar receitas e despesas, além de custos. Esse registro considera o acontecimento, independentemente da movimentação financeira.
Já o segundo conceito refere-se a regime de caixa e compreende também os custos, receitas e despesas. Porém, o controle é alterado considerando o momento da movimentação financeira.
16. Conheça a contabilidade online
O principal fator que diferencia a contabilidade online da tradicional é a possibilidade de acesso versátil e seguro a qualquer momento e em qualquer lugar. Isso já não era uma novidade, mesmo antes da chegada da pandemia de COVID-19.
E hoje, no início de 2021, entendemos perfeitamente a importância de aplicar controles digitais e conectados. Dessa forma, é possível gerenciar as contabilidades para dentistas sem a necessidade de estar presente em escritórios físicos.
Como veremos à frente, os sistemas especializados são extremamente úteis para gerenciar um negócio, não sendo diferente para clínicas odontológicas. Nesse ponto, a funcionalidade de contabilidade online permitirá acesso a uma série de recursos úteis para o negócio como:
- informações empresariais;
- relatórios financeiros;
- registros contábeis;
- documentos,e entre outros.
17. Utilize um sistema especializado
A tecnologia avançou sobremaneira em todas as áreas, inclusive na odontológica. Isso reforça a importância do uso de sistemas e soluções empresariais de gestão, como os sistemas de contabilidade.
É completamente inviável que uma clínica de grande porte prefira controles manuais para gerir sua contabilidade. Ainda que esses controles utilizem planilhas eletrônicas, não garantem a integridade necessária para as contas empresariais.
Você pode optar por sistemas exclusivamente contábeis ou aderir aos sistemas mais completos de franquias, por exemplo, que já contemplam esse controle. Nesse sentido, é importante que todas as funcionalidades sejam adequadas a controles médicos dada a especialização odontológica.
Colando em práticas todas essas dicas de contabilidade para dentistas, o consultório odontológico garantirá diversas vantagens e um diferencial competitivo.
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