Investir na recepção do consultório é uma verdadeira obrigação do profissional de saúde. Manter um empreendimento na área é uma tarefa complexa e que demanda uma série de atitudes inteligentes por parte dos proprietários.
Além da excelência no atendimento — requisito básico para o sucesso — é preciso considerar todos os aspectos que possam colaborar para uma maior sensação de acolhimento e bem-estar por parte dos pacientes.
Nesse contexto, a recepção do consultório funciona como uma espécie de cartão de visitas dos profissionais e pode contribuir substancialmente para melhorar a imagem do negócio e até para um maior engajamento por parte dos pacientes. Quer descobrir como fazer isso? Então, veja essas 9 dicas para tornar o ambiente mais agradável!
A importância de um ambiente confortável para o paciente
Considerando que o foco de um consultório é a saúde e o bem-estar das pessoas, construir um espaço cliente com conforto e qualidade para passar uma ótima imagem.
O ambiente deve primar por silêncio, conforto, temperatura agradável, entretenimento com revistas, livros e TV. Veja agora as super dicas que preparamos para orientar a montagem do seu espaço.
1. Comece com a entrada
Invista em uma porta bonita e funcional. Os modelos de vidro, com imagens microsserrilhadas exibindo a marca ou uma fotografia que remeta ao serviço da clínica são excelentes opções. Se possível, invista na abertura automática pela forma de correr.
Caso não seja possível, considere um sistema de molas para fechamento automático. Ao entrar, o paciente deverá se deparar com um ambiente fresco bem iluminado e espaçoso.
2. Escolha bem a mobília
O primeiro passo para montar uma excelente recepção de consultório é acertar na escolha da mobília. Lembre-se de um fato interessante: os pacientes — especialmente os que gostam de chegar cedo — possivelmente ficarão mais tempo sentados na sala de espera do que no próprio atendimento profissional.
Deixá-los confortáveis nesse momento é, portanto, uma excelente ideia para quem quer aumentar os níveis de satisfação dos clientes. Por essa razão, as cadeiras ou poltronas devem ser aconchegantes e de boa qualidade.
Fuja da tentação de comprar marcas duvidosas por conta de promoções e descontos. A própria durabilidade desses objetos já vai compensar um investimento mais robusto.
Você também deve considerar o tamanho da sala e a quantidade necessária de assentos para o volume de pessoas que costuma receber diariamente. Uma boa disposição dos móveis também é primordial!
Cuidado para não incorrer nos erros mais comuns, como colocar os pacientes de costas para a porta de entrada ou concentrar cadeiras demais em um espaço pequeno. Não se esqueça dos portadores de necessidades especiais e arrume tudo de forma a não atrapalhar a circulação e tornar o local harmônico, prático e dinâmico.
3. Treine seus colaboradores
Outro ponto crucial para uma recepção de excelência é o treinamento do pessoal. A recepcionista é quem faz o primeiro contato com os pacientes, o que mostra que ela pode ser fundamental para melhorar a experiência do público com a empresa.
Ela deve ser orientada, desde o agendamento, a manter um padrão de atendimento elevado e condizente com os valores, princípios éticos e a missão da clínica.
Para conseguir isso, tenha uma boa e clara conversa, na qual você deve tentar passar as suas expectativas e demandas. Pagar cursos de treinamento e aperfeiçoamento também pode ser uma boa ideia, especialmente se seus colaboradores tiverem pouca experiência.
Aulas de informática e excelência no atendimento podem dar ótimos resultados. Encare isso como um investimento e não um gasto: o custo-benefício certamente é muito positivo.
4. Acerte no balcão de recepção
Além de treinar seus colaboradores, você precisa oferecer as condições ideais para que sua recepcionista exerça adequadamente suas funções. Por isso, o balcão de recepção deve ser planejado de maneira prática e eficiente. Ela precisa ter à mão todas as ferramentas e equipamentos necessários ao seu trabalho como:
- canetas;
- bloco de notas;
- agenda telefônica;
- agenda de compromissos;
- controles do ar-condicionado e da televisão.
O computador é outro item fundamental. Você deve disponibilizar um aparelho veloz e moderno. Além disso, um programa de gestão e aplicativos de agendamento eletrônico podem ser bastante úteis, trazendo credibilidade e profissionalismo para o negócio.
5. Invista na decoração
A recepção de consultório também precisa ter uma decoração adequada para a função que se propõe. O ideal é fugir de cores muito chamativas e tonalidades discrepantes com o ambiente de saúde.
O branco certamente é a cor mais utilizada, mas isso não quer dizer que tons pastéis como bege, azul-claro, cinza e salmão precisem ser descartados. Quadros bem escolhidos, almofadas e arranjos de flores também ajudam a deixar tudo mais aconchegante e despojado.
Uma opção interessante é incluir objetos que remetam às especialidades dos profissionais que ali trabalham. O essencial mesmo é transmitir a impressão de relaxamento e paz para o seu público.
6. Ofereça água, café e biscoitos
Agradar com alimentos pode ser um mimo interessante. Reflete zelo e cuidado com os pacientes. Essa é uma estratégia de marketing de relacionamento e ajuda a fidelizar os clientes da sua clínica.
É importante disponibilizar para os pacientes e acompanhantes uma pequena área para um lanchinho. Nesse local, você deve dispor ao menos de água, café e biscoitinhos variados. Sucos e opções de chá também são bem-vindos e isso influencia positivamente na imagem da clínica.
Lembre-se que isso não pode ser feito de qualquer maneira: além de opções de boa qualidade, a água precisa estar sempre gelada e o café fresquinho. Outro ponto crucial é que os copos sejam descartáveis e guardanapos estejam sempre à mão.
7. Disponibilize wi-fi
Nos dias de hoje, as pessoas mal conseguem ficar alguns minutos sem checar seus e-mails ou suas redes sociais. Por isso, disponibilizar gratuitamente conexão wi-fi na recepção de consultório é um grande diferencial para a empresa e faz você ganhar pontos importantes com os pacientes.
Procure deixar a senha à vista na sala de espera e oriente sua secretária a informar a existência do sinal para as pessoas que forem chegando. Assim você pode bloquear a rede para quem não estiver no seu estabelecimento sem complicar o acesso de seus clientes efetivos.
A TV também é uma disponibilidade interessante. De preferência, utilize um canal a cabo mais neutro, já que alguns clientes não simpatizam com alguns canais abertos. Um programa que fale sobre saúde é uma ótima pedida.
8. Fique atento à iluminação
Muitas pessoas gostam de aproveitar o tempo na sala de espera para ler revistas. Além de disponibilizar opções de bom gosto para os pacientes, você deve apostar em uma boa iluminação na recepção do consultório. Deixar o ambiente claro é essencial e faz muita diferença para a sensação de bem-estar.
Evite luzes muito fortes e fuja das lâmpadas fluorescentes. O LED pode ser um pouco mais caro, mas dá uma atmosfera mais aconchegante e dura por muito mais tempo.
Se possível, procure também aproveitar a claridade natural: além de mais saudável, confere um clima mais ameno para a clínica. Seguindo essas dicas simples, você consegue tornar a recepção do consultório muito mais agradável e deixar seus clientes muito mais confortáveis na hora da espera.
9. Prime pela funcionalidade da recepção
Vamos falar agora sobre um passo fundamental na construção do seu espaço cliente. Nos referimos a eficácia do atendimento, um tempo reduzido de espera e investimento em tecnologia para organizar o processo.
De nada adianta montar um espaço aconchegante e agradável se ele não oferece eficiência no atendimento aos pacientes. Veja agora detalhadamente cada um dos fatores relativos à estrutura de atendimento.
Reduza o tempo de espera
Construir um excelente cenário dá bastante trabalho, mas destruir a experiência do cliente é muito fácil. Uma espera excessiva é extremamente desagradável para o paciente e estraga toda a estadia na sala de espera.
Dessa forma, garanta que o paciente seja prontamente atendido ao chegar na clínica e rapidamente direcionado ao consultório. Ressalvados os casos de encaixe, o cliente precisa receber pontualidade de acordo com o horário marcado.
Otimize o processo de cadastramento
Realizar um cadastro rápido e simples é benéfico tanto para o atendente como para o paciente. Reduzir burocracia e capturar somente as informações essenciais é fundamental para que o cliente não se incomode com muitas perguntas e preenchimentos de formulários.
As antigas fichas de atendimento eram bastante incômodas e atrasavam o processo de atendimento de clientes. Então, ter um cadastro rápido contribui muito para melhorar essa experiência.
Invista em tecnologia
Para que esse processo fique ainda mais otimizado, investir em soluções tecnológicas de organização de atendimento médico é uma excelente pedida. Por meio de um software você resgata rapidamente o cadastro do paciente e evita novas perguntas burocráticas e desagradáveis.
Contar também com sites ou sistemas que permitem o cadastramento e agendamento online facilitam e agilizam bastante esse processo. O cliente poderá acessar pelo celular e ter um protocolo de marcação que poderá ser apresentado na recepção e concluir o atendimento com muito mais facilidade.
Viu como esses passos são fundamentais para melhorar a experiência do paciente e ampliar a boa imagem de sua clínica? Registre essas etapas e faça uma adaptação ao seu espaço de atendimento. Lembre-se que todo esse investimento retornará em credibilidade para o seu consultório.
Gostou do conteúdo? Quer conferir outro artigo que pode contribuir para melhorar os resultados do seu empreendimento? Então confira esse post sobre como o marketing de relacionamento ajuda a fidelizar pacientes na sua clínica!
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