Manter o cadastro de pacientes atualizado é primordial, pois faz toda a diferença no momento de garantir a satisfação no atendimento e a eficiência dos processos da clínica. Com essas informações, o gestor consegue montar uma base de dados importantes para ofertar um atendimento otimizado e de ótima qualidade.
Com uma concorrência tão acirrada no mercado, é preciso eliminar todos os possíveis gargalos que fazem o paciente escolher outro serviço que não seja o seu. Nesse contexto, é de grande relevância dar uma atenção especial ao cadastro dos clientes. Neste post, apresentaremos 8 dicas para aperfeiçoar o cadastro de pacientes. Continue a leitura e aprenda mais sobre o assunto!
1. Anote informações importantes
Para que o cadastro de pacientes seja eficaz, é preciso solicitar dados, como nome, e-mail, telefone e qualquer outra informação que favoreça o contato com a pessoa e possibilite conhecê-la um pouco mais.
Além disso, no caso das clínicas odontológicas, por exemplo, é primordial registrar todos os procedimentos ortodônticos aos quais os pacientes já se submeteram e os exames já efetuados com seus respectivos resultados. Isso é fundamental para que todas as referências sejam guardadas no mesmo documento.
2. Salve o cadastro em rede
Houve um tempo em que os cadastros dos pacientes eram realizados com papel e caneta e armazenados em armários ou gavetas. Esse procedimento gerava perdas e insatisfação por parte dos pacientes.
Porém, com o progresso tecnológico, tudo se tornou mais simples. Agora, todos os arquivos podem ser salvos no computador e compartilhados em rede com todos os colaboradores, para que eles possam acessá-los em qualquer dispositivo eletrônico.
3. Realize um tratamento de dados
É preciso também fazer um tratamento ou um refinamento dos dados obtidos, com a finalidade se tornar os cadastros realmente valiosos. Para isso, realize uma limpeza de registros duplicados, ou seja, padronize telefones, bairros, cidades e estados para que as consultas fiquem mais básicas.
Segmente os seus clientes por região, setor e outras categorias que façam sentido para o seu negócio ou para a sua especialidade. Finalmente, depois de fazer tudo isso, fica fácil otimizar o atendimento.
4. Mantenha o cadastro atualizado
Não decida criar um processo de cadastro sem atualizá-lo. Sempre que o paciente for à clínica, lembre-se de confirmar se os dados continuam os mesmos e inserir na ficha os novos exames, procedimentos e mudanças.
Além disso, deve-se focar em dados que sejam relevantes para o consultório — esses registros devem ser completos e precisos. Os dados mais relevantes para as clínicas odontológicas são:
- nome completo;
- data de nascimento;
- endereço;
- telefone fixo e celular;
- e-mail.
Vale salientar que a melhor maneira de atualizar os dados dos pacientes é pedindo uma breve atualização de cadastro sempre que ele for realizar um novo atendimento.
5. Analise clientes inativos
Não é preciso excluir os clientes inativos da base de contatos, mas é preciso identificar os que não frequentam a sua empresa por um tempo muito extenso e mudá-los para um grupo específico. Ele pode ser chamado de “clientes inativos” ou “ex-clientes” no sistema do consultório.
Uma alternativa para fazer com que esses indivíduos voltem a ser clientes da empresa é desenvolver estratégias por meio de ações persuasivas. Assim, é importante frisar que o envio de newsletters pode ajudar a convencer o cliente a retornar e fazer novas consultas.
Logo, após certo período, o cliente inativo pode voltar para o grupo de clientes ativos. Por outro lado, deve-se eliminar definitivamente aqueles que, por qualquer motivo, não mostram mais interesse em interagir com a instituição.
6. Proteja o cadastro de seus pacientes
Como é possível observar, construir um cadastro não é tão simples quanto parece. E, para não perder todo o resultado obtido por meio de um trabalho complicado, é fundamental que todas as informações coletadas sejam muito bem protegidas.
Além do mais, também é preciso considerar que, ao viabilizar dados pessoais para a sua clínica, o paciente confia que você não os repassará para ninguém.
Nesse sentido, é essencial sempre fazer backup das informações coletadas para garantir que elas fiquem armazenadas em um local seguro. É essencial confirmar as condições do sistema de gestão que você utiliza para efetuar os cadastros.
Assim, o empreendedor garante que os dados de sua empresa fiquem protegidos e livres de perdas ou vazamentos.
7. Se adeque à legislação
A sigilosidade de um cadastro de pacientes é garantida por lei, e todos esses cuidados de proteção mencionados no tópico anterior serão abrangidos pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Portanto, conhecê-la e observar os principais artigos relacionados a cadastros de pessoas é fundamental para qualquer gestor que almeja um controle eficiente e sem problemas jurídicos. Saiba mais sobre essa lei que será obrigatória a partir de agosto de 2020.
Conceito de LGPD
A Lei n.º 13.787/2018 ou Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais foi criada em 14 de agosto de 2018 com o intuito de regular a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para o manuseio, guarda e armazenamento de prontuário de pacientes.
Na redação legislativa está disposto um conjunto de preceitos jurídicos e medidas técnicas que regulam a coleta, o armazenamento de dados pessoais e a digitalização de prontuários eletrônicos para pacientes.
Entende-se por dados pessoais todas as informações que auxiliem na identificação de um cadastro de pacientes. A proteção acontece para que a privacidade e a autenticidade sejam garantidas por mecanismos digitais. Como principais exemplos citamos:
- nome;
- CPF;
- telefone;
- endereço;
- data de nascimento;
- e-mail entre outros.
Impacto da LGPD em clínicas e consultórios
Em maio de 2019, durante o Simpósio de Planos Odontológicos — SIMPLO, os advogados Ana Candida Sammarco e Fabio Ferreira Kujawski exploraram o assunto LGPD em operadoras de Odontologia Suplementar. Toda a ênfase do debate foi sobre a coleta de dados pessoais como:
- histórico clínico;
- diagnóstico odontológico;
- exames extrabucal, intrabucal e outros;
- descrição e evolução de sintomas e exames odontológicos;
- planos e acompanhamentos de tratamentos odontológicos, dentre outros.
Os sócios do escritório Mattos Filho apontaram conceitos de regulação de dados pseudonimizados, anonimizados, pessoais e sensíveis com maior destaque para o último. Dessa forma, as empresas só utilizarão dados de paciente com o seu consentimento.
Sobre os dados sensíveis, Kujawski explicou que suas principais particularidades:
Envolvem interesses legítimos, proteção do crédito, associação de cunho político, filosófico, religioso ou sindicatos.
Consequências do não cumprimento da LGPD
Os cuidados necessários com os dados dos pacientes e as consequências para o não cumprimento da lei também são aspectos importantes a se considerar. A escolha de um software de gestão adequado para esse controle passa a ser uma medida consciente e inteligente, já que mesmo os controles por planilhas ou documentos não têm o relacionamento adequado e nem mecanismos que evitem inconsistências como duplicidades, falhas etc.
Outros cuidados necessários envolvem o tratamento dos dados sensíveis que devem ser coletados de forma pontual em casos específicos. Refere-se a assuntos mais pessoais como opiniões políticas, convicções religiosas, cor de pele e orientação sexual.
As consequências de erros e a não observação da legislação podem acarretar uma série de prejuízos pesados como punições, sanções, multas e até a publicização da infração que implicaria danos irreparáveis na imagem da instituição.
A redação legislativa também abriu precedentes de garantia a novos direitos para consumidores e as infrações cometidas podem gerar multas que alcançam o montante de até R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais), porém, não excedendo 2% do faturamento da organização.
8. Tenha um software de gestão
Para facilitar o processo de cadastro de pacientes, busque por um software qualificado, que contribui na gestão odontológica. Vários programas possibilitam o preenchimento de uma ficha cadastral dos pacientes de maneira prática e simples. Esse método ajuda a otimizar o tempo e os resultados.
O ideal é procurar por um software específico para clínicas odontológicas e que já ofereça todos os campos necessários para que o cadastro seja bem executado, podendo ser realizado em um curto período de tempo.
Isso faz com que o banco de dados não precise de muitas adaptações, aperfeiçoando toda a gestão de contatos.
Essa ferramenta ainda pode fazer todo o gerenciamento da sua empresa. Um bom programa oferece diversos benefícios ao empreendedor, como:
- segurança dos dados informados: garantindo que apenas funcionários registrados no sistema tenham acesso às informações cadastrais dos pacientes;
- acessibilidade: o software costuma ser intuitivo e dinâmico, permitindo que os cadastros sejam encontrados com facilidade;
- compatibilidade com todos os dispositivos: no mundo contemporâneo, os dispositivos móveis são essenciais para executar tarefas e o programa permite que os dados sejam acessados por meio deles.
Assim, um bom software permite que o profissional encontre o cadastro de pacientes por meio do seu próprio tablet ou aparelho celular, agilizando o atendimento.
A tecnologia é uma forte parceira para quem deseja apresentar um cadastro de pacientes efetivo e prático e está sempre à procura de melhorias contínuas para se tornar forte diante da concorrência, atraindo mais clientes.
Portanto, se o profissional seguir todas as nossas dicas, conseguirá melhorar o controle do cadastro de pacientes em seu negócio. E, dessa forma, será possível aumentar os resultados de seus atendimentos e modernizar a maneira como a clínica se relaciona com os clientes.
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