Checklist para um consultório odontológico perfeito

Mas que atitudes são essas? O que se deve fazer para ter um consultório odontológico perfeito e se destacar no mercado? Foi exatamente para responder a essas questões que escrevemos esse e-book!

Aqui você encontrará um checklist completo com dicas para melhorar o seu atendimento, sua rotina profissional e atingir o sucesso nesse ramo. Ao longo dos capítulos, você encontrará informações bastante relevantes sobre esse assunto: boas práticas de gestão, riscos a serem evitados, como contratar assistentes competentes, como estruturar a recepção do consultório e estratégias para engajar os seus pacientes.

Por isso, se você está em busca de aprendizado para melhorar seu consultório, esse conteúdo foi escrito para você! Acompanhe a leitura e saiba mais!

2. Gestão no consultório odontológico: boas práticas para facilitar seu dia a dia

Um consultório odontológico é uma empresa e, por isso, deve ser gerido e administrado como tal. Entretanto, ao contrário de quem estuda práticas de gestão durante a graduação, os dentistas acabam aprendendo a gerir seus consultórios na prática, com erros e acertos do dia a dia. E isso pode não ser nada fácil, não é?

Para te ajudar nessa tarefa, confira abaixo algumas boas práticas de gestão que você pode aplicar em seu consultório hoje mesmo. Acredite, elas facilitarão a sua rotina, aumentarão os seus lucros e poderão te poupar de dores de cabeça no futuro. Confira:

2.1 Utilize a tecnologia ao seu favor

A cada dia, enxurradas de informações e dados passam pelos nossos olhos por meio de smartphones, tablets, computadores e demais dispositivos eletrônicos, não é mesmo? Então, por que não utilizar a tecnologia ao seu favor, quando o assunto é a gestão de seu consultório?

Atualmente, existem milhares de opções de ferramentas, muitas delas gratuitas, que quando utilizadas em sua rotina de trabalho, são capazes de economizar o seu tempo e, principalmente, recursos financeiros.

Desde gerenciadores de tarefas, como Remember the Milk, Todoist, Trello e Evernote, que são uma mão na roda na hora de organizar todas as suas tarefas diárias e projetos de trabalho, até sistemas completos de gestão de clínicas e consultórios, existem ferramentas para todo e qualquer tipo de objetivo.

Os softwares de sistema de gestão, por exemplo, automatizam praticamente todos os processos de seu consultório, diminuindo de maneira significativa a taxa de erros, garantindo a segurança dos dados e gerando relatórios que permitem a visualização com muito mais facilidade do desempenho de seu negócio. O resultado? Uma maior capacidade de tomada de decisões certeiras, melhoras no atendimento e aumento dos lucros.

2.2 Faça um controle de fluxo de caixa rigoroso

O fluxo de caixa refere-se ao controle de todas as entradas e saídas financeiras de seu consultório. Porém, apesar de ser uma prática indispensável na hora de gerir de maneira adequada qualquer tipo de empresa, muitos dentistas acabam deixando essa tarefa para depois ou fazendo o controle de maneira desordenada e desleixada, dedicando-se a isso “quando sobra um tempo”.

Se esse é o seu caso, trate de mudar este hábito hoje mesmo! Um controle de fluxo de caixa eficiente é muito poderoso na hora de analisar os resultados financeiros de seu consultório, fazendo com que você saiba com precisão, ao longo do tempo, se os retornos financeiros estão dentro do esperando ou se está operando no prejuízo. A prática ideal é registrar diariamente toda e qualquer movimentação financeira que ocorra, mesmo que a quantia seja pequena.

2.3 Crie um planejamento financeiro e um fundo de reserva

O objetivo de uma empresa, seja ela qual for, é gerar lucros crescentes. Dentro desse contexto, é imprescindível que você invista na criação de um planejamento financeiro para o seu consultório, com metas a serem alcançadas dentro de um espaço determinado de tempo.

Por essa razão, estabeleça objetivos relacionados ao faturamento, lucratividade e rentabilidade e acompanhe, mês a mês, se eles estão indo no caminho que você determinou. Se a diferença entre o esperado e o alcançado for muito grande, é hora de parar e repensar.

Ou suas metas foram estabelecidas de maneira irreal ou existem erros de processos, que devem ser corrigidos. Seja qual for o caso, o planejamento financeiro funcionará como um norte, que te ajudará a tomar decisões de maneira mais acertada.

Da mesma maneira, é importante esclarecer que por mais que você se planeje muito bem, imprevistos sempre podem acontecer. Seja aquele equipamento que quebra de repente, um vazamento na tubulação ou uma pane elétrica. Você tem que estar preparado para essas intercorrências. Como? Criando um fundo de reserva.

Guardar uma fatia dos lucros do consultório todo o mês, previne que você seja pego desprevenido e que tenha que pedir um empréstimo a juros exorbitantes. Além disso, tendo o dinheiro na mão para fazer pagamentos à vista, seu poder de barganha e negociação aumentam consideravelmente e você poderá conseguir ótimos descontos.

3. Garanta a segurança de seus pacientes: riscos que você precisa evitar

Como gestor de um consultório, você deve ter sempre muito claro que é responsável pela segurança de seus pacientes. Afinal, quando se trata da segurança e bem-estar de sua clientela, qualquer cuidado é pouco.

Pensando nisso, listamos abaixo alguns riscos que você precisa evitar, a fim de garantir a segurança das pessoas que frequentam e trabalham em seu consultório:

3.1 Manutenção de equipamentos

A utilização de equipamentos muito antigos ou sem a devida manutenção pode ser extremamente perigosa e representar riscos a você e aos seus pacientes. Além disso, caso algum acidente grave ocorra durante a utilização deles, você pode ser responsabilizado judicialmente! Por isso, todo o cuidado é pouco.

Verifique diariamente a limpeza e o estado dos equipamentos de seu consultório, realize religiosamente as manutenções preventivas dentro do prazo estipulado pela lei e pelo fabricante. Além disso, treine e capacite a sua equipe para a utilização correta dos itens. Assim, os riscos associados à utilização dessas ferramentas de trabalho diminuirão de maneira significativa.

3.2 Segurança de dados

Foi-se o tempo em que os dados dos pacientes, como histórico odontológico, endereço e telefones de contato, eram registrados no papel, em arquivos dentro do consultório. Hoje em dia, essas informações quase sempre estão armazenadas em computadores, drives ou em sistemas de gestão em nuvem.

Entretanto, por mais que isso tenha facilitado à vida de todos, você deve estar ciente de que é diretamente responsável pela segurança dos dados de seus pacientes. Garanta a privacidade de todas as informações, utilizando bons sistemas firewall e antivírus. Caso tenha o costume de armazenar arquivos impressos em papel, guarde-os em armários resistentes, trancados à chave.

4. Como contratar um assistente incrível!

Poder contar com o auxílio de uma pessoa competente e alinhada com seus valores profissionais é um privilégio de poucos dentistas. E não é por falta de pessoas com esse perfil no mercado, muito pelo contrário! O que acontece é que a maioria dos dentistas possui pouco tempo para dedicar-se a processos seletivos e, principalmente, não sabe quais características e habilidades devem estar presentes em seu assistente.

A primeira coisa que você deve ter em mente na hora de contratar alguém é que conhecimento técnico prévio na área da odontologia, apesar de ser um pré-requisito bastante importante, não é o único fator a ser considerado. Em muitos casos, vale mais a pena contratar alguém com pouca experiência na área, mas com muita garra e vontade de aprender, do que uma pessoa extremamente qualificada, mas que já anda esgotado da função.

Por isso, além de uma boa lida no currículo de cada candidato, comprovando a sua formação e experiências profissionais prévias, é imprescindível chamar cada um dos selecionados para uma entrevista. Acredite, certas características, como simpatia, cordialidade e boa educação, podem ser comprovadas em poucos segundos de conversa.

E quais características pessoais e habilidades devem estar presentes em um bom assistente? Saber trabalhar em equipe, ser comunicativo e prestativo e demonstrar proatividade e capacidade de aprender são as principais.

Mais uma vez batemos na tecla que, em certas situações, vale mais a pena investir na contratação de pessoas sem tanta experiência ou conhecimentos técnicos da área, mas que esteja disposta a aprender e a te ajudar de maneira eficiente e certeira.

Além disso, ao contratar alguém simpático, proativo e com vontade de absorver todo o conhecimento que você tem a passar, será possível treiná-lo de maneira mais efetiva e alinhada com a sua forma de trabalhar.

Ao longo do tempo, o nível de engajamento e interação profissional pode atingir níveis altíssimos. O resultado? Clientes satisfeitos com o bom atendimento, processos funcionando perfeitamente, redução de custos e desperdícios e aumento dos lucros.

5. Saiba o que não pode faltar na recepção de seu consultório

Você se lembra do velho ditado “a primeira impressão é a que fica”? Pois quando se trata de consultórios de odontologia, essa máxima não poderia ser mais verdadeira. Acredite, a recepção de seu consultório possui um papel mais importante do que você pode imaginar, principalmente, quando o assunto é o bem-estar e a fidelização de seus pacientes.

Por isso, fique bastante atento à mobília. Alguns pacientes gostam de chegar com bastante antecedência e acabam ficando na sala de espera mais tempo do que no próprio atendimento. Por essa razão, escolha cadeiras confortáveis e disponha-as de uma maneira agradável e cômoda. E nunca se esqueça de pensar nos portadores de necessidades especiais, viu?

Da mesma maneira, fique atento à iluminação da recepção. Deixar o ambiente bem iluminado é essencial na hora de gerar conforto aos seus pacientes. Até porque muitas pessoas aproveitam o tempo de espera para ler revistas ou jornais (aliás, não se esqueça de disponibilizar publicações recentes)!

Tenha cuidado também com as luzes fluorescentes ou muito brancas, para não deixar a recepção do consultório com “cara de hospital”. Quanto mais iluminação natural for possível, melhor.

A escolha das cores também pesa bastante no bem-estar de seus pacientes. Apesar de o colorido dar vida aos ambientes, prefira sempre tons neutros para a maioria das paredes e mobília. Branco, bege, creme e gelo são excelentes opções. Caso queira dar uma alegria à recepção, colocando cores mais chamativas, vá com calma. Uma parede ou um móvel colorido já são mais do que suficientes.

Por fim, ofereça algumas “regalias” aos seus pacientes, como água, café e biscoitos sempre fresquinhos. Wi-Fi grátis e de boa qualidade também conta pontos positivos. E nunca se esqueça de treinar muito bem a equipe responsável por recepcionar os pacientes, viu? Simpatia, boa educação e agilidade no atendimento contam muitos pontos a favor de seu consultório, tenha sempre isso em mente.

6. Engaje os pacientes

Uma das principais consequências advindas da chegada da era da informação foi um aumento significativo no nível de exigência dos consumidores. Não importa o produto ou serviço, sempre haverá muitas possibilidades de escolha, facilmente encontradas em uma busca rápida.

Assim, investir em campanhas e ações que promovam o engajamento e fidelização de seus clientes é uma estratégia crucial para obter destaque no ramo da odontologia. Confira algumas dicas de como fazer isso:

• Mantenha um cadastro atualizado e organizado dos pacientes, com informações relevantes, como telefone, endereço, e-mail e data de aniversário. Isso facilita a comunicação.
• Treine a sua equipe para que o atendimento dado em seu consultório seja de excelência. Acredite, paciente bem tratado volta.
• Mande e-mails ou cartões impressos nas datas importantes: aniversários e datas comemorativas.
• Esteja presente na internet! Invista na criação de uma página no Facebook, por exemplo, e alimente-a frequentemente com conteúdos relevantes e de interesse de seus pacientes. Se quiser incrementar a sua presença, a criação de um blog pode trazer muitos resultados positivos.
• Faça pesquisas de opinião! Busque sempre saber o que os pacientes estão gostando ou não em seu consultório. Por meio das respostas, é possível reestruturar processos e estar em contínua melhoria de seu atendimento.

7. Conclusão

Ter um consultório odontológico que se destaque em meio a tantas opções disponíveis requer que certas estratégias e atitudes sejam tomadas e implantadas na rotina de trabalho. Desde métodos que envolvam boas práticas de gestão, passando por um cuidado redobrado com os riscos, contratação de uma equipe competente, cuidado com a decoração da recepção e até a preocupação em manter os pacientes engajados.

E foram exatamente esses pontos cruciais que detalhamos ao longo desse e-book. Nosso objetivo ao escrevê-lo foi o de ajudar dentistas que buscam fazer do seu consultório um sucesso. Esperamos que esse conteúdo tenha cumprido sua proposta e que tenha sido útil para você!

Agora não perca mais tempo! Implemente todas as dicas contidas aqui em seu consultório e colha os frutos dessas ações muito antes do que você imagina!

8. Sobre a Sorridents

A Sorridents é a maior rede de clínicas odontológicas da América Latina. Com seus modelos de franquias, hoje a rede é composta por 183 clínicas espalhadas por todo Brasil (360 unidades estão na grande SP).

Sempre revolucionando a odontologia brasileira, trabalha em sua missão de oferecer acesso à saúde bucal de qualidade com atendimento humanizado aos brasileiros, valorizando seu compromisso social.

Nas clínicas Sorridents, o cliente tem acesso a todas as especialidades da odontologia, desde tratamentos ortodônticos (aparelhos) a implantes dentários. Além disso, nossos profissionais são referências em suas áreas de atuação e atestam os pilares da marca Sorridents, que são: acesso, conforto, conveniência e qualidade.

Saiba mais no nosso site!