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7 erros mais comuns na administração de clínicas odontológicas


7 erros mais comuns na administração de clínicas odontológicas

Imagine a seguinte situação: você acabou de se formar e abrirá um consultório odontológico, pois já possui um determinado número de pacientes e está confiante que conseguirá um maior público. Porém, mesmo com seu próprio local de trabalho, o número de pacientes continua estagnado. Se você se enquadra nessa descrição, está no lugar certo correto. Nós temos a solução de seus problemas. Grande parte das vezes os dentistas abrem seus consultórios sem considerar como será a administração da clínica!

Uma clínica é uma empresa que presta serviços no campo da saúde. Logo, deve ter um gerenciamento adequado para que possa funcionar com qualidade e conquistar pacientes. Apesar de não ser o campo de estudo dos dentistas, é preciso que eles busquem desenvolver conhecimentos administrativos e habilidades gerenciais, evitando assim que os consultórios fracassem devido à má gestão.

Quer saber mais sobre o assunto? Então conheça alguns dos erros mais comuns na administração de clínicas odontológicas!

Reclamar o tempo todo

Muitas vezes o grande erro cometido pelos dentistas são as reclamações excessivas sobre a sua clínica. Assim como todo o tipo de empresa, os problemas surgirão, alguns serão mais complicados que os outros, e queixar-se o tempo todo não trará a solução para as suas dificuldades!

Pessoas que reclamam com frequência tendem a ter um menor rendimento, pois deixam de realizar o serviço com qualidade para pensar em determinada problema, perdendo o foco. Além disso, não se prenda a busca por culpados dos problemas de sua clínica, pois eles já estão lá. Em vez disso, procure por melhores soluções. Isso permitirá que você resolva os problemas em um tempo hábil, evitando aborrecer seus clientes.

Ficar preso a sua meta

Assim como todo tipo de organização, o consultório possui uma meta a ser cumprida. Porém, o erro do dentista é se prender a essa meta, não olhando além dela. Muitas vezes a clínica não consegue evoluir devido a sua meta.

Mas não generalize! Não estamos dizendo que você deve trabalhar sem ter objetivos a serem cumpridos. O nosso conselho é para que você olhe além da sua meta. Muitas vezes ela já foi atingida e você não percebeu, ou existem outros propósitos que podem melhorar a evolução de seu consultório e poderão substituir a meta anterior.

Subestimar o trabalho das secretárias

As secretárias são fundamentais na administração de uma clínica odontológica. Por isso, é fundamental que elas sejam treinadas e motivadas constantemente, principalmente, pois elas são o cartão de visitas da sua clínica. Subestimar o trabalho das secretárias é um erro grave e que pode prejudicar seriamente o seu consultório.

Um atendimento bem-feito, humanizado, tende a atrair mais pacientes. Por isso, contrate alguém simpático, eficiente, organizado e que goste de lidar com pessoas.

Tentar agradar a todos os seus pacientes

Com a correria do dia a dia, o que irrita grande parte das pessoas é esperar. Por isso, evite deixar seus pacientes na sala de espera por um longo período de tempo. Se você possui uma agenda organizada, conseguirá atender a todos no horário, evitando frustrações para os pacientes.

Outro ponto a ser discutido nesse tópico são os encaixes. Sabemos que imprevistos acontecem e, algumas vezes, os pacientes se atrasarão. Porém, se você perceber que deixará um outro paciente esperando para atender aquele que se atrasou, pare e reflita sobre a sua atitude: é correto desagradar 10 pacientes e deixar um satisfeito?

Então evite tentar sempre agradar a todos! Tenha uma política firme sobre as consultas e atrasos, e sempre deixe seus pacientes cientes sobre ela. Assim, quando eles se atrasarem já saberão qual atitude tomar, evitando interferir no horário dos demais.

Não atualizar o fluxo de caixa


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O fluxo de caixa contém o registro de todas as transações financeiras realizadas na clínica, como contas a pagar e a receber. Por isso, é extremamente importante que o dentista o mantenha atualizado.

Com um fluxo de caixa atualizado é possível verificar se a clínica está sendo rentável. Caso você esteja obtendo prejuízos, é o momento de traçar novas metas e fazer um plano de ação. Nenhum negócio sobrevive baseado em perdas!

Se você possui dificuldades em lidar com as contas, opte por um software de gestão. Ele fará todos os cálculos necessários e lhe mostrará qual o lucro ou o prejuízo da sua clínica. Além disso, é mais fácil atualizar os dados nesse sistema.

Misturar a vida pessoal com a profissional

Uma falha muito comum cometida pelos dentistas é não saber separar as contas pessoais das contas do consultório. Mesmo que  pareça uma ação inocente, ela poderá causar desastres no gerenciamento da clínica odontológica.

Como não sabe diferenciar os gastos, o dentista utiliza o dinheiro do caixa do consultório para pagar contas pessoais. Isso faz com que o fluxo de caixa fique em déficit, pois este valor não é inserido nos gastos da clínica. Logo, não será mais possível controlar as entradas e saídas do consultório e, no fim do mês, o dentista não terá ideia se obteve lucro ou prejuízo no negócio. Assim, o fluxo de caixa fica fora de controle, causando perdas e problemas futuros.

Deixar de investir em marketing

Como já dissemos, muitas vezes o profissional da odontologia possui inúmeros clientes e ao abrir sua clínica, não consegue aumentar esse número. Um dos motivos para isso é a falta de investimento em marketing. Atrair mais pacientes é essencial para o crescimento da clínica, afinal, são eles os responsáveis pelo andamento do negócio.

Existem diversas formas para popularizar a sua clínica, inclusive com ferramentas mais econômicas, como perfis nas redes sociais e sites na internet. Com as tecnologias da informação em alta, será fácil atrair mais pacientes na rede. Porém, tenha cuidado!

Não deixe de atualizar constante os seus dados e responder todas as dúvidas dos usuários, para que eles percebam o nível de profissionalismo de seu consultório e não tenham dúvidas sobre a qualidade dos serviços.

Percebeu como são vários os erros cometidos na administração de clínicas odontológicas? Por isso, não deixe jamais de investir nas técnicas de gerenciamento, evitando problemas futuros devido a má administração. Sem uma gestão de qualidade, a clínica é como um barco navegando à deriva.

E não tenha medo de errar! São os erros que nos ensinam como se deve fazer o correto. Por isso se você comete algumas das falhas que citamos acima não se desespere. Corrija-as e siga em frente!

Conhece mais algum erro na administração de clínicas odontológicas que não citamos aqui? Então o compartilhe nos comentários conosco!

Postado em 13/06/2016.


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