Reduzir a desistência em consultas é um objetivo de todo o empreendedor da área da saúde. Afinal de contas, as faltas nos consultórios consistem em um dos principais fatores que reduzem a receita financeira e aumenta o tempo ocioso. É óbvio que nenhum paciente está livre de algum imprevisto. Entretanto, nas agendas das clínicas odontológicas, essas situações são mais recorrentes do que deveriam.
Mesmo que não pareça, isso é um imenso desafio, pois o índice de faltas de pacientes implica, também, na perda de oportunidade de negócio. O horário vago poderia ser ocupado por outro cliente que compareceria na consulta. Nesse sentido, é primordial reduzir ao máximo a taxa de ausência dos pacientes nas clínicas.
Neste post apresentaremos 6 dicas de como reduzir a desistência em consulta no seu consultório. Continue a leitura e aprenda mais!
1. Oriente a equipe a sempre ligar para confirmar a consulta
Uma das principais maneiras de acabar com a desistência em consulta é efetuar a confirmação delas previamente. Dessa forma, os profissionais precisam estar treinados e plenamente aperfeiçoados para exercer seu trabalho com excelência.
Normalmente, as consultas são agendadas com antecedência e, embora, diversos pacientes sejam organizados e marquem em suas agendas, muitos outros acabam não lembrando ou confundindo o dia e o horário marcado. Nessa hora, a secretária exerce uma importante função para a clínica, que é o de entrar em contato com o paciente.
Lembrar os pacientes a respeito do agendamento na véspera pode ser um exercício eficaz para que ele não se esqueça do compromisso. Essa comunicação pode ser efetuada por telefone, SMS ou, até mesmo, por e-mail. Nesse momento, a mensagem enviada precisa ser sempre amigável e deixar claro que a consulta é essencial e que o dentista estará sempre esperando pelo seu paciente.
2. Desenvolva uma relação de confiança
Pacientes novos são mais propensos em não ir à consulta. Isso ocorre porque, muitas vezes, eles ainda não têm confiança no seu trabalho ou não estão plenamente certos que deveriam comparecer à consulta, ou seja, desejam buscar uma segunda opinião a respeito do profissional.
Nesse contexto, é função do profissional, durante as consultas, conquistar a confiança do paciente e estabelecer uma relação de compromisso recíproco. A partir de então, as chances de faltas são reduzidas.
3. Tenha o apoio de uma eficaz ferramenta de software
Atualmente, o uso de sistemas de gestão é essencial para que as instituições de todas as áreas realizem as suas atividades com o máximo excelência e otimização.
Nesse sentido, de maneira inteiramente automática, o software funcionará como um controlador de agendas. Recordará os pacientes da consulta antecipadamente, dará a eles a oportunidade de comunicar possíveis imprevistos que os impossibilitam de vir e, também, possibilitará que eles efetuem a remarcação da consulta.
Tudo isso pode ser feito apenas com uma tecla pressionada. Isso é a tecnologia funcionando a favor da redução de faltas no consultório e permitindo elevar o faturamento da clínica.
4. Faça uma boa gestão de pacientes
Com um bom software de gestão, todas as atividades da clínica podem ser integradas. A agenda já é diretamente conectada ao serviço de lembretes e ao faturamento, por exemplo, proporcionando o acesso a qualquer informação do consultório.
Desse modo, fica simples conferir quem confirmou ou não a consulta ou quem deseja remarcá-la, sendo permitido decidir quem precisa de uma ligação de sua recepcionista e quem já conseguiu resolver todo o problema com o sistema automatizado.
5. Padronize os processos para ocasionar agilidade
Um dos principais motivos que levam os pacientes a deixar de frequentar determinados consultórios é a desorganização nos procedimentos pertencentes ao atendimento. Em vários estabelecimentos são comuns os agendamentos em datas nas quais o profissional não pode realizar o atendimento, cancelamentos na última hora, contato telefônico ruim, erros de cadastros, dentre outros fatores que demonstram baixa confiança e falta de compromisso com o paciente.
É claro que equívocos ocorrem, porém, o ideal é evitá-los ao máximo para impossibilitar que eles se tornem rotina. Nesse sentido, a melhor opção para isso é a padronização de processos que tornam a clínica menos burocrática e adianta a maioria dos procedimentos.
Para chegar a essa etapa, é fundamental definir a rotina, elaborar uma listagem completa de todos os serviços ofertados, ter um registro atualizado de todas as consultas agendadas e realizadas, ter organização com os documentos de cada paciente e um procedimento padrão para o cancelamento.
Além disso, é imprescindível, por exemplo, que o dentista esteja sempre com a agenda atualizada, com a finalidade de evitar atrasos e gerar conflitos com o cliente.
Com um processo bem definido e aplicado na organização, você conseguirá oferecer serviços de maneira mais eficaz e ágil.
6. Opte por um atendimento próximo e humanizado
O atendimento em consultório precisa de contato com o indivíduo, sensibilidade e atenção por parte de todos os profissionais, já que situações delicadas podem acontecer. Enfim, de nada adianta ter uma clínica com tecnologia avançada e profissionais conhecidos pelo mercado se o paciente não é bem cuidado e não volta para a próxima consulta.
Na consulta, a pessoa pode expor os seus problemas pessoais, falar a respeito de si mesmo e, em alguns casos, receber diagnósticos negativos. Logo, o atendimento ao paciente precisa ser fundamentado em uma conduta delicada e gentil por parte dos funcionários.
Desse modo, uma recepcionista educada que demonstra interesse em resolver rapidamente problemas, um dentista ou um médico que sabe escutar sem interromper e se comunica com o paciente pelo nome, além de atendentes simpáticos e acolhedores para ajudar e esclarecer dúvidas se tornam fatores que o diferenciam da concorrência. Por mais que invista em várias características para converter o atendimento mais acolhedor e receptivo, nada vence uma boa ligação entre o cliente e profissional.
Essas são apenas algumas sugestões de como o gestor pode diminuir a taxa de absenteísmo de sua clínica ou consultório. É fundamental reunir a equipe e fazer um brainstorming sobre medidas que se inserem na realidade do seu estabelecimento e que, também, podem ajudar a melhorar os resultados.
Essas ações podem ocasionar a satisfação dos pacientes e melhorar os lucros, pois toda a equipe trabalhará de forma eficiente, os clientes ficarão mais motivados a voltar no estabelecimento e, consequentemente, diminuirá a desistência em consulta.
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