Investir em controle financeiro pessoal é a senha para manter as finanças em equilíbrio e estar preparado para imprevistos no dia a dia. Esse cuidado é ainda mais importante no caso de empresas, que têm que lidar com oscilações do mercado e contar com dinheiro em caixa para lidar com qualquer eventualidade, como por exemplo, um funcionário que pede demissão ou a quebra imprevisível equipamento.
Nesse sentido, separar as contas pessoais da clínica odontológica é o primeiro ponto de atenção para conservar as finanças da sua franquia em dia. Além disso, para manter a saúde financeira, é preciso acompanhar as entradas e saídas da conta jurídica, definir uma remuneração para os sócios, fazer fluxo de caixa e criar uma reserva para emergências. Aprenda como fazer o controle financeiro pessoal na clínica odontológica!
Mapeie as contas
O primeiro passo para implementar o controle financeiro pessoal na sua clínica odontológica é organizar as finanças com o mapeamento das contas. Com isso em mente, comece avaliando tudo o que entra e sai do caixa.
Saiba os valores das movimentações e, principalmente, especifique a origem e a natureza das suas receitas e dos gastos, anotando o que é despesa da franquia e o que é pessoal, caso não tenha contas separadas ou misture os gastos.
Essa etapa é importante por diversos motivos. Ajuda a identificar quais são os gastos reais da sua clínica (e não pessoais), além de tornar mais fácil o corte de gastos. Com o mapeamento, você saberá exatamente em quais áreas precisa cortar despesas e, também, aquelas em que pode fazer investimentos, além de ter ideia de como andam suas finanças pessoais e empresariais.
Separe pessoal do empresarial
Depois do mapeamento, é hora de separar as receitas e as despesas pessoais das empresariais. O primeiro passo é criar contas separadas para pessoa jurídica e física, cada uma com seu próprio cartão, caso ainda não tenha feito isso. Além disso, não use seu dinheiro para pagar despesas da empresa e vice-versa. Isso é inegociável no controle financeiro pessoal!
Essa etapa também é um excelente momento para implementar um corte de custos. Se depois que você separar as despesas pessoais das empresariais constatar que as saídas de caixa da franquia superam as entradas, é importante fazer uma reavaliação das prioridades da empresa e definir em que áreas pode cortar gastos.
Pode valer a pena investir em políticas de redução de custos, com o envolvimento dos funcionários da clínica odontológica nesse objetivo. Uma estratégia pode ser premiar aqueles que alcançarem os melhores resultados.
Otimize o controle financeiro
Depois de criar contas separadas para a pessoa física e jurídica e, se for o caso, investir em política de redução de custos, é preciso apostar na otimização do controle financeiro do negócio. Um passo importante nesse sentido é registrar corretamente todas as movimentações financeiras da franquia.
Comece pelas contas físicas da empresa, que podem estar em débito automático no banco ou sob a responsabilidade do gestor financeiro. É preciso, em seguida, registrar também as despesas feitas pela equipe.
Para otimizar ainda mais o controle das finanças, uma ideia é usar um cartão corporativo que tenha limite pré-fixado ou investir na política de reembolso com a apresentação de nota fiscal. Independentemente do método adotado, não deixe nenhuma movimentação de fora, por menor que seja.
Assim como acontece no controle financeiro pessoal, a otimização da gestão das finanças da franquia também deve acompanhar de perto o fluxo de caixa, registrando contas a pagar e a receber; controle de estoque e bancário. Ou seja, todas as movimentações financeiras devem ser acompanhadas de perto.
Ao implementar o hábito de fazer o fluxo de caixa, fica mais fácil realizar o levantamento financeiro sobre determinado período e, assim, reconhecer necessidades futuras do negócio, como a necessidade de recorrer a empréstimos. Outro benefício é sempre pagar as contas em dia, já que os vencimentos estarão devidamente mapeados e sob controle.
Crie uma reserva para emergências
Parte importante do processo de implementação do controle financeiro pessoal é a criação de uma reserva mensal. Esse fundo poderá ser usado em caso de emergências, como uma obra que tem que ser feita ou caso tenha a necessidade de substituir um equipamento que quebrou, por exemplo.
O ideal é que a reserva emergencial seja equivalente a seis meses de despesas mensais da clínica odontológica. Lembre-se de aplicar esse valor em um investimento que tenha liquidez, pois como você pode ter que retirar parte desse dinheiro a qualquer momento, dessa forma não perde rentabilidade.
Determine a remuneração dos sócios
Além da separação das contas pessoais da jurídica, é importante também determinar um pró-labore para os sócios da clínica. Assim, todos saberão a remuneração com a qual poderão contar todos os meses.
Para chegar a um valor aceitável, não deixe de fazer uma análise completa das finanças para que esse pró-labore não prejudique o fluxo de caixa da clínica nem o seu capital de giro.
Faça uma auditoria
Fazer uma auditoria nas contas da franquia é outra maneira de garantir a saúde financeira do negócio. Outro passo importante nesse sentido é definir um demonstrativo de resultados. Isso permite saber qual é o lucro líquido da empresa, independentemente do que recebeu ou pagou.
Para chegar ao demonstrativo de resultados, é preciso traçar os custos, vendas e despesas variáveis e fixas. Depois de definir o lucro líquido, você chega à margem de contribuição, que é a diferença entre o que vendeu (receita total) e suas despesas, incluindo custos fixos e variáveis.
Defina as retiradas
Mesmo que os sócios recebam uma remuneração, pode-se acordar um limite para retiradas. Esse valor pode ser mensal, anual ou trimestral, por exemplo. Independentemente da periodicidade das retiradas, é importante que esse valor esteja previsto no planejamento financeiro anual da franquia para não causar um desequilíbrio financeiro no caixa da empresa.
Coloque em prática essas dicas de controle financeiro pessoal na clínica odontológica e mantenha a saúde das finanças da sua franquia em dia. Além disso, não deixe de contar com o apoio oferecido pela sua franqueadora. Um dos grandes diferenciais do modelo de franquia é justamente a assistência financeira prestada aos franqueados, com apoio em pontos como fluxo de caixa. Aproveite!
Para melhorar ainda mais a gestão da sua clínica, não deixe de baixar o e-book sobre como administrar e crescer uma franquia odontológica!
