Um bom atendimento telefônico nas clínicas odontológicas é fundamental para o sucesso e o desenvolvimento da empresa. A sua atuação deve ser eficaz pois, assim, promoverá a otimização do tempo do atendente e do cliente e ambos ficarão satisfeitos.
Há inúmeras formas para melhorar o atendimento, assim como vantagens proporcionadas à clínica e ao paciente. Desde o contato telefônico até o atendimento pessoal, é preciso uma sintonia e comprometimento, buscando mostrar o máximo de competência para suprir as expectativas do público e estabelecer uma relação de confiança.
Neste post, apresentamos dicas para melhorar o atendimento telefônico em clínicas odontológicas. Continue a leitura e confira!
Motivos para melhorar o atendimento telefônico na sua clínica
Sim. Sempre é viável buscar melhorias, uma vez que a demanda é grande e diariamente são vários atendimentos, nos quais os pacientes buscam agendamentos, confirmação de consultas, disponibilidade dos profissionais, pesquisa de valores e várias outras intenções.
Essas funções exigem do recepcionista atenção e habilidade. Isso porque é a partir do atendimento que se pode causar uma boa impressão ao cliente, demonstrando interesse em ajudá-lo.
Nesse contexto, é evidente que o atendimento é primordial para o empreendimento de uma clínica, compreendendo a situação de cada cliente e ouvindo o que deseja para proporcionar um atendimento diferenciado e imprescindível.
Se você é dono ou gestor de um consultório, sabe da necessidade do atendimento telefônico, logo, selecionamos dicas para a otimização desse processo!
Dicas para melhorar o atendimento telefônico
Tenha as principais informações sempre à mão
Em inúmeras vezes, como pacientes, precisamos saber o valor de uma consulta, como funciona um procedimento odontológico ou a disponibilidade da agenda do profissional. Mas a demora é tão grande que dá vontade de desistir. Uma das causas desse empecilho é a desorganização das informações e a negligência perante a busca do cliente.
Dessa forma, a primeira dica que damos é que você use um material para listar quais são as informações mais importantes e mais buscadas na sua clínica ou consultório, por exemplo: formas de pagamento, convênios que atende e agenda do profissional.
É imprescindível que as respostas para esses questionamentos estejam acessíveis e programadas para que o atendente, seja por meio de um sistema ou manualmente, não perca tempo buscando-as. Caso contrário, a perda será grande tanto para a empresa quanto para o cliente diante da frustração.
Nesse sentido, é necessário que a clínica se organize e coloque essa dica em prática para que, assim, os benefícios sejam garantidos.
Busque contratar atendentes qualificados ou qualificá-los
A ineficácia do atendente e o seu despreparo podem acarretar retrocesso e consequências para a clínica.
Você pode ter uma ótima clínica, bem localizada, com uma boa estrutura, com os melhores profissionais e preços. Mas, se por algum motivo, a pessoa que está do outro lado da linha não souber disso, esses benefícios não servirão para nada se o primeiro atendimento telefônico for malfeito.
Como diz o ditado popular, “a primeira impressão é a que fica”. Portanto, é necessário investir na qualificação por meio de cursos, a exigência de um bom conhecimento da língua portuguesa, uma boa comunicação e agilidade nas respostas.
Além disso, é essencial que sua equipe tenha capacidade para solucionar problemas e bastante cautela, pois em alguns casos se deparará com clientes nervosos e eufóricos. Lembre-se, também, de que investir na melhoria dos seus atendentes não é perda de tempo, mas sim, ganhos.
Não ocupe a linha telefônica desnecessariamente
Um fato que incomoda qualquer paciente é tentar falar com os atendentes de uma clínica/consultório e a linha estar sempre ocupada. Então, se você perceber que a demanda de ligações e buscas está alta, contrate uma linha extra ou outros atendentes, seja por contratos fixos, seja por terceirização.
Outra opção é buscar diferentes meios de contato, como a criação de um aplicativo da empresa, para que os clientes consigam obter todas as informações necessárias e até mesmo o agendamento de consultas.
Com a efetuação dessas medidas, o alcance da clínica no mercado atual e a sua evolução serão mais significativas.
Seja paciente e tenha empatia
É frequente o número de clientes que ligam para fazer reclamações, então é necessário que o atendente ouça com atenção, esperando a pessoa terminar de falar e se acalmar para que, assim, possa dizer que está ali para ajudá-la e solucionar o problema da melhor forma possível.
É fundamental não discutir e nem alterar a voz com o interlocutor, lembrando a máxima de que “o cliente sempre tem razão”. Caso a pessoa queira falar com o dentista, por exemplo, deve-se explicar educadamente que, assim que for possível, ele retornará a ligação, pois naquele instante a clínica está muito cheia.
Demonstre a ele que o seu recado será transmitido, anotando os dados necessários e o número do celular para contato e, após isso, releia confirmando para que, então, o paciente se sinta confiante e tranquilizado.
Padronize seu atendimento sem robotizá-lo
Provavelmente, você já teve que ligar para alguma empresa ou operadora de celular e foi atendido com um discurso decorado. De fato, isso é ruim, uma vez que parece que estamos conversando com uma secretária eletrônica.
Nos consultórios, é claro que devemos ter alguns scripts, mas o diálogo deve fluir de forma dinâmica e interativa. Por exemplo, não é viável que a secretária atenda dizendo “alô”, mas sim dando um “bom dia!” ou “boa tarde!”, pois isso fará com que o atendente se aproxime do cliente e a conversa se torne agradável.
Se o atendente da sua clínica tem dificuldade em fazer isso, faça um lembrete e coloque em um lugar visível para que ele não se esqueça.
Quais os benefícios de melhorar os atendimentos telefônicos?
Melhorar a gestão de uma clínica ou consultório não é tão fácil como parece. Porém, aqueles que realizam esse desafio, com otimismo, em busca de melhorar a qualidade da sua empresa, conquistam melhores resultados do que os concorrentes.
Além do mais, um bom atendimento telefônico aumenta a produtividade da empresa, transmite a ideia de competência e profissionalismo e ainda eleva a rentabilidade mensal do estabelecimento, proporcionando, consequentemente, o seu progresso.
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