Você sabia que atualmente existe uma série de dicas e ferramentas que podem ajudar muito na hora de organizar o agendamento de pacientes do seu consultório? Isso mesmo! Para que o seu negócio seja um sucesso, você precisa estar atento às novas tecnologias e saber como o trabalho pode ser mais simples e até mesmo automatizado.
Pensando nisso e em como esse simples fator pode ter uma influência direta no seu rendimento e também nas finanças da sua clínica, vamos listar algumas dicas incríveis para você otimizar o seu tempo no consultório. Acompanhe!
Qual a importância de realizar uma boa gestão de agendamento de pacientes?
Manter um atendimento de qualidade da recepção até o momento da consulta é fundamental para que o consultório se torne uma referência no ramo de atuação. Em um mercado altamente competitivo como é o da odontologia, manter uma boa estão de agendamento de pacientes e outras práticas são fundamentais para atrair cada vez mais o público.
Quando feito de forma adequada, um trabalho de qualidade e um serviço de ponta, sempre ligado às novas tendências do setor, deixam você muito à frente quando o assunto é atrair e fidelizar clientes. São pequenas atitudes que, ao serem repetidas diariamente por você e por toda a sua equipe, tornam a sua clínica uma referência no bairro ou na cidade.
É comum que os profissionais ou pacientes atrasem, da mesma forma que algumas consultam sejam mais demoradas que o programado, então, um gerenciamento apropriado possibilita a prevenção de problemas e a antecipação das melhores soluções.
Isso porque nenhuma pessoa gosta de ficar esperando horas para ser atendido, e uma agenda desorganizada pode provocar esse tipo de situação e gerar a insatisfação dos pacientes, fazendo com que eles busquem por outro profissional. Para ajudar nesse processo, separamos algumas práticas a seguir que podem colaborar bastante para a otimização desse processo.
Como é possível realizar uma gestão de agendamento de pacientes adequada?
Existem várias estratégias que podem ser aplicadas para alcançar os melhores resultados. Confira algumas delas!
1. Use um software de gestão
Com um software de gestão, estará dado o primeiro passo para informatizar, otimizar e unificar todas as informações. Com um programa assim, é possível alterar facilmente as informações dos pacientes, bem como gerenciar de forma mais prática a sua agenda.
Será bem mais prático gerenciar prontuários, laudos, atestados e até mesmo as finanças. Você pode se beneficiar pessoalmente de um sistema assim, já que também é possível incluir lembretes no celular e gerenciar a sua agenda a distância.
É importante que a clínica odontológica tenha flexibilidade para tratar de diversas situações que fazem parte da rotina, assim, caso a recepção fique ceia, os recepcionistas sabem exatamente como manter o controle.
Com tantas tarefas a serem realizadas, se a agenda não estiver bem-organizada, a situação pode ficar descontrolada, afetando a credibilidade do estabelecimento.
2. Conte com uma agenda online
Ao usar uma agenda online fica mais fácil otimizar o agendamento de clientes da clínica, já que ela permite a organização dos horários e simplifica a busca de vagas no momento de marcar os pacientes, tornando o processo mais simples, além de evitar que duas pessoas sejam marcadas no mesmo horário ou que cancelamentos sejam esquecidos.
Também é possível oferecer a alternativa de agendamento online, onde o próprio público pode fazer a sua marcação, escolhendo o horário mais adequado à sua rotina, e o dentista consegue ter acesso para se organizar.
3. Gerencie o tempo de consulta
Gerenciar o seu tempo é uma das ferramentas mais eficientes para ter mais produtividade em menos tempo. É muito comum que, devido à demora em alguns atendimentos, outros pacientes acabem esperando muito, e a agenda do dia fica muito complicada. O melhor é tentar manter um padrão nos atendimentos e já calcular o tempo ideal para cada consulta.
Se você sabe que certo procedimento vai demorar mais de uma hora, então, faça o atendimento com essa expectativa — evite fazer encaixes no meio das consultas, inclusive. Tente deixar os horários não agendados para o final porque o único risco será atrasar aqueles que já não estavam marcados na agenda.
Evitar atrasos e gerenciar bem o tempo são fatores fundamentais para a satisfação do paciente e também para o bem-estar da sua equipe, que não vai precisar lidar com as irritações e possíveis desistências dos pacientes em atraso.
4. Unifique os compromissos
Quando os agendamentos não são informatizados e otimizados, fica difícil identificar se um paciente tem mais de um procedimento na clínica ou até mesmo se um dos colegas está com a agenda muito sobrecarregada ou vazia. Com um sistema que unifica os agendamentos de todos os profissionais da clínica é possível identificar e poupar tempo em casos como esses.
Se um paciente tem mais de um procedimento marcado na mesma semana, existe a chance de ele chegar atrasado em todos e, assim, você acaba comprometendo toda a agenda semanal.
Marcando tudo para o mesmo dia, ainda que ele chegue atrasado para o primeiro horário já vai estar no local do atendimento para os demais. Outra facilidade é distribuir melhor os atendimentos e os serviços para que nenhum colega fique sobrecarregado ou com a agenda vazia.
5. Implemente uma lista de espera digital
Uma simplicidade disponibiliza com o avanço da tecnologia é a possibilidade de criar uma lista de espera digital, onde é possível realizar a inclusão de pacientes que buscam por atendimento, no entanto, não encontraram nenhum horário vago na agenda do profissional e ficam esperam algum cancelamento ou falta para serem atendidos. Entre seus benefícios estão:
- organização e segurança, tendo em vista a mínima possibilidade de perda de dados;
- rápido acesso aos dados do paciente para priorizar o seu atendimento caso seja preciso, como última consulta, convênio, entre outros;
- facilidade para transferir o paciente para a agenda de consulta etc.
6. Confirme com antecedência
Pacientes que faltam podem prejudicar muito um dia de trabalho. O horário fica vazio, ocioso, mesmo quando existe uma lista de espera para aquele profissional.
Confirmar com um ou dois dias de antecedência pode diminuir muito a taxa de faltas por esquecimento, por exemplo. Você pode mandar o lembrete via WhatsApp ou até mesmo fazer uma ligação, se for mais rápido.
Conhecendo os possíveis buracos na agenda, existe a possibilidade de remarcar novos pacientes ou otimizar a agenda, podendo encerrar o expediente mais cedo.
7. Invista em treinamento para os seus funcionários
Não importa a forma como você vai escolher gerenciar os seus horários. Seja com aplicativos, seja com agendas virtuais, seja com softwares de gestão, sua equipe vai precisar estar sempre bem-alinhada, informada e preparada para saber lidar com os imprevistos e gerenciar o seu tempo da melhor maneira possível.
Você também vai querer que os seus funcionários dominem qualquer ferramenta que escolher utilizar em seu consultório. Eles ainda podem dar feedbacks muito importantes sobre o desempenho dos programas e do aproveitamento do tempo na clínica.
8. Esteja atento à integração entre os profissionais da clínica
Geralmente, as clínicas odontológicas contam com o atendimento de mais de um dentista da mesma especialidade ou de especialidades diferentes que podem usufruir da integração da agenda online de todos que atuam nela. Isso evita que um profissional fique sobrecarregado enquanto o outro fique com horários vagos.
9. Insira intervalos entre as consultas
Existem procedimentos que podem durar mais tempo, outros menos. Isso depende da condição clínica do paciente. Para evitar que as pessoas esperem por longos períodos pelo atendimento devido a atrasos, o melhor a se fazer é incluir intervalos de seguranças entre um agendamento e outro.
Essa medida vai ajudar a controlar o fluxo de pacientes em espera, além de evitar atrasos, manter a qualidade dos serviços prestados e manter os clientes satisfeitos.
10. Entenda como lidar com os atrasos
Como já foi dito, mesmo com todo o controle possível, os atrasos podem ocorrer e influenciar no correto andamento da agenda da clínica odontológica. Por este motivo, é importante definir uma política para os atrasos.
Por exemplo, caso seja uma pessoa que não costuma se atrasar, é importante que a equipe busque entender os motivos da demora, por meio de uma conduta empática e respeitosa. Já nos casos em que o paciente tenha o costume de se atrasar, converse com ele e procure marcar o atendimento em um horário que seja adequado para todas as partes.
A partir dessas dicas deve ter ficado muito mais fácil visualizar como você pode melhorar a gestão de agendamento de pacientes da sua clínica e a rotina dos profissionais.
Esse tipo de otimização também pode ajudar você a gerir melhor os riscos do negócio, porque medidas que envolvem organização e planejamento são ótimas estratégias para diminuir as chances de ocorrerem problemas e perigos desnecessários no estabelecimento. Essas estratégias trazem mais qualidade para o serviço e evitam o desgaste que podem comprometer a credibilidade do negócio.
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