O dia a dia das pessoas está sobrecarregado de tarefas que devem ser realizadas em prazos cada vez menores. Além dos compromissos profissionais, existem os que estão na esfera pessoal e familiar, por isso a gestão de tempo no consultório precisa ser otimizada e os atendimentos ocorram mais rápido.
Dessa forma, é importante salientar que, para os profissionais da área da saúde que têm uma rotina de trabalho ainda mais complexa, parece ser complicado conciliar tudo isso. São tantas coisas para serem realizadas que, certamente, gostariam de ter mais horas no dia para conseguir dar conta de todas as atividades.
A gestão de tempo pode contribuir para o aumento da sua produtividade e dos profissionais que atuam com você. Saber selecionar as prioridades e organizar o seu dia são alguns dos primeiros passos que ajudam na elevação da produtividade.
Neste post, conheça 6 dicas para melhorar a gestão de tempo no seu consultório. Continue a leitura e aprenda mais sobre o assunto!
1. Use agendas
Para que a gestão de tempo no consultório odontológico possa ser bem-sucedida é necessário apresentar uma agenda bem organizada. Um horário agendado errado ocasiona desvio, criando um desperdício de tempo. Por isso, com uma agenda bem organizada fica mais simples reduzir o tempo de espera dos clientes e minora a possibilidade de erros, como marcar duas pessoas ao mesmo tempo.
Mas uma agenda sozinha não funciona. Ela precisa ser seguida pelo dentista e pelos outros funcionários. Todos devem evitar atrasos.
É importante destacar que em consultórios é tradicional que apareçam imprevistos, como visitas de representantes de laboratório desejando apresentar novos produtos, por exemplo. Nessas situações, é necessário que a secretária agende um horário para eles. Isso reduz atraso no atendimento dos pacientes.
2. Utilize ferramentas de gestão de tempo
As plataformas e aplicativos chegaram com todo vapor na sociedade contemporânea e não é à toa que vêm conquistando o mercado corporativo.
Existem vários sistemas de gestão para clínicas que podem ser usados para otimizar a gestão do tempo dos profissionais e aumentar a produtividade sem que a qualidade seja deixada de lado.
Alguns softwares de clínicas são capazes de otimizar a agenda, organizar datas de pagamentos de contas e compromissos e, assim, melhorar a utilização do tempo dos especialistas.
Então, não tenha receio de arriscar e use os novos meios tecnológicos, pois isso garantirá a gestão do tempo e, consequentemente, uma melhor produtividade da empresa.
3. Defina um tempo médio para cada procedimento
O primeiro atendimento normalmente demora mais do que uma consulta de retorno ou de rotina. O correto é que a recepcionista do consultório saiba quanto tempo leva para cada tipo de atendimento. Isso otimiza ainda mais o tempo e diminui a espera na recepção, reduzindo os riscos de estresse dos pacientes.
Lembre-se: é fundamental escutar tudo o que o paciente tem para falar, mas é necessário ser objetivo e conciso em relação às informações. Além do mais, é preciso sempre estar consciente de que os outros clientes estão aguardando para serem atendidos no horário marcado.
Dessa maneira, com uma correta definição de suas atividades, o processo de iniciar e finalizar uma consulta no tempo certo ficará mais fácil e será possível evitar contratempos com outros pacientes, além de conseguir um melhor aproveitamento de seu próprio tempo.
A secretária responsável pelo agendamento pode destinar alguns horários para consultas normais e outros para retornos, nas quais o profissional só certifica o resultado dos procedimentos.
É primordial valorizar cada paciente e o tempo que eles estão destinando para o seu atendimento, mas também compreender que nem sempre ficar até mais tarde no consultório é indício de produtividade.
4. Otimize a rotina de seus funcionários
Como já foi mencionado, um bom software de gestão com a opção de uma agenda eletrônica para consultórios proporciona economia de recursos. Afinal, os colaboradores ficarão livres para realizar outras atividades importantes dentro da rotina de sua clínica, como organizar as salas de atendimento, recepcionar os pacientes e colocar em ordem os equipamentos e materiais que serão usados durante a consulta.
Isso só faz com que o dentista otimize o seu tempo, tendo em vista que sua sala e os materiais que necessita para atender os pacientes estarão prontos para o próximo atendimento. Além disso, o especialista pode ficar mais tranquilo sabendo que seus auxiliares estão tomando conta de questões administrativas e práticas enquanto você atende.
5. Aprenda a delegar funções
Para que não exista acúmulo de obrigações no dia a dia de um consultório odontológico, é primordial delegar funções. O profissional pode até ser o dono do próprio negócio, porém, dificilmente vai conseguir realizar tudo sozinho.
Desse modo, a gestão de tempo também significa atribuir tarefas e evitar que funções se aglomerem. O ideal é escolher profissionais capacitados, que possam administrar a sua agenda com eficácia. Um gestor ou contador para questões de finanças e profissionais para contribuir nas tarefas diárias como, por exemplo, secretárias, são uma excelente escolha para economizar tempo.
6. Faça pausas estratégicas
É necessário estabelecer um tempo médio entre uma consulta e outra para que o dentista tenha um intervalo e possa se organizar para receber o próximo paciente ou, até mesmo, para comer algo, desde que tudo isso esteja inserido em sua agenda.
Além disso, o intervalo pode ser ocupado caso aconteça algum imprevisto na consulta como, por exemplo, a necessidade de ficar mais tempo com o paciente.
Vale salientar que um intervalo de 10 minutos parece ser o suficiente, já que um tempo maior pode ocasionar insatisfação nos clientes na sala de espera, que perceberão a ausência de pacientes dentro do consultório e a inatividade do especialista.
Portanto, efetuar a gestão de tempo no consultório odontológico aumenta a satisfação dos clientes e melhora a realização pessoal do próprio profissional. Logo, os ganhos emocionais e financeiros serão muito melhores. Uma gestão do tempo só se realiza com o controle e o cumprimento dos deveres. Vimos diversas medidas simples que podem fazer grande diferença. Utilize-as em seu negócio e veja os resultados.
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