Todo mundo sabe que imprevistos acontecem. Pacientes e dentistas podem atrasar por diversos motivos e consultas podem durar muito mais do que o previsto. Isso pode causar desorganização no consultório e complicar toda a rotina dos envolvidos. Contudo, se você mantiver uma agenda organizada, poderá lidar melhor com essas situações.
A otimização e a eficiência do agendamento de pacientes resultam em um consultório mais produtivo e contribuem para a satisfação dos clientes. Assim, há melhora no atendimento e aumento da produtividade da sua clínica odontológica. Aprimorar o agendamento de paciente contribuirá, então, para que sua clínica se torne referência e, consequentemente, gere maior retorno financeiro.
Mas como melhorar o agendamento de paciente? Neste post apresentaremos algumas dicas para ajudá-lo a alcançar esse objetivo. Então, continue a leitura e entenda mais sobre o assunto!
Defina o tempo médio de atendimento
Estipular um tempo médio para cada atendimento permite que a consulta do próximo paciente não seja prejudicada. Nesse sentido, essas informações devem ser usadas para a programação diária. É importante determinar a duração de cada consulta para que os pacientes não precisem aguardar por muito tempo.
Ademais, é preciso definir um intervalo entre cada consulta, considerando a ocorrência de possíveis imprevistos. Logo, não trará prejuízos para os clientes, uma vez que existe o tempo extra.
Outro ponto que deve ser considerado é que cada atendimento tem a sua particularidade e, portanto, alguns são rápidos e outros mais demorados. Com efeito, para organizar as consultas de forma prática, deve-se intercalar os atendimentos com perfis diferentes para que os imprevistos sejam evitados e haja tempo para cobrir eventuais atrasos.
Conte com a tecnologia
Existem ferramentas de agendamento de consultas digitais, como os softwares de gestão de clínica, que são instrumentos facilitadores de assistência. Com o auxílio do sistema de agendamento online é possível marcar e desmarcar consultas, fazer observações, personalizar datas de acordo com a disponibilidade do dentista e enviar notificações.
Nessa perspectiva, os softwares para agendamento de consultas são funcionais e agilizam a rotina do trabalho. Quando um paciente entra em contato com a clínica para marcar consultas, não é necessário recolher seus dados novamente.
O sistema é capaz de calcular o intervalo entre um atendimento e outro, bem como acessar, de forma rápida, outras informações do paciente que podem ser necessárias para colocar na agenda, como convênio e última consulta. Além disso, o sistema permite transferir o paciente da lista de espera para a agenda de forma rápida.
A agenda eletrônica permite, ainda, que as informações sejam verificadas mesmo estando longe do consultório. Basta conectar-se à internet para averiguar os compromissos de forma rápida e segura e modificar horários ou adicionar consultas.
Faça a confirmação da consulta
É natural que o paciente se esqueça da data e horário de seu atendimento, ainda mais com a correria do dia a dia. Contudo, isso prejudica o andamento das consultas e faz com que seja importante confirmar os atendimentos com um ou dois dias de antecedência.
A confirmação pode ser feita por meio de ligação telefônica, mensagem no WhatsApp ou envio automatizado de SMS. Assim, o cliente responde de forma rápida se poderá comparecer ou não e a agenda já se atualiza automaticamente.
Essas ações ajudam a diminuir as faltas por esquecimento e as remarcações de datas. Além disso, caso o cliente não possa ir, a agenda pode ser reorganizada para encaixar outros pacientes nos horários que estão disponíveis.
Integre os profissionais da clínica
A fim de garantir a integração entre os profissionais da clínica, é necessário que os seus compromissos sejam unificados para que haja controle e distribuição das consultas.
Estabelecimentos nos quais cada profissional trabalha de forma individual, sem ter conhecimento dos compromissos dos seus colegas, correm o risco de perder o controle e sobrecarregar os colaboradores.
Para evitar situações dispendiosas, o ideal é trabalhar com agendas unificadas, uma vez que isso possibilita ter uma visão geral de todos os atendimentos. Logo, as consultas serão mais bem distribuídas, evitando a sobrecarga de um só funcionário.
Essa prática ainda faz com que a marcação de consultas fique mais simples, pois é possível visualizar simultaneamente todos os agendamentos.
Conheça seus pacientes
Tomar conhecimento da história clínica e da singularidade do paciente é uma forma bastante eficaz de otimizar a agenda, além de tornar o atendimento mais particularizado.
Isso facilita a sistematização das consultas, visto que é possível compreender as pessoas que chegam atrasadas, a terapia que está sendo feita e a duração do tratamento. Assim, evita-se o comprometimento da terapêutica, bem como a espera prolongada de pacientes para serem atendidos.
Também é válido ressaltar que a agenda virtual permite inserir informações do paciente, como dietas a serem seguidas. Esses dados viabilizam a elaboração de acompanhamento do paciente, além de ser um atrativo para o cliente.
Planeje-se
Reservar um dia da semana para planejar as tarefas é essencial para manter as funções organizadas. Desse modo, ressalta-se a necessidade de registrar todos os compromissos que serão realizados ao longo da semana.
O objetivo é que os horários marcados para as consultas não sejam comprometidos em função de outras demandas do consultório, como contas a pagar, reposição de material e compromissos pessoais do dentista. Isso posto, evita-se um efeito cascata, atrasos de compromissos e comprometimento das execuções.
Independentemente do método escolhido para gerenciar sua agenda, sua equipe deve estar bem instruída sobre como utilizar essas ferramentas. Dentro dessa lógica, é importante promover treinamentos com os funcionários para que imprevistos sejam evitados e o tempo seja melhor gerenciado.
Por tudo isso, saber como gerenciar o agendamento de paciente serve para facilitar os processos de atendimento de um consultório. Torna-se evidente, portanto, que a otimização do agendamento de consultas esteja diretamente ligada à tecnologia. Isso demostra valer a pena investir em inovações, uma vez que representa retorno financeiro para o consultório.
E aí, o que achou das dicas sobre agendamento de pacientes? Gostou de conhecer os métodos para aprimorar o atendimento? Para saber ainda mais sobre o assunto, entre em contato conosco! Ficaremos felizes em responder as suas dúvidas.
