Manter o cadastro de pacientes atualizado é primordial, pois faz toda a diferença no momento de garantir a satisfação no atendimento e a eficiência dos processos da clínica.
Com essas informações, o gestor consegue montar uma base de dados importantes para ofertar um atendimento otimizado e de ótima qualidade.
Com uma concorrência tão acirrada no mercado, é preciso eliminar todos os possíveis gargalos que fazem o paciente escolher outro serviço que não seja o seu. Nesse contexto, é de grande relevância dar uma atenção especial ao cadastro dos clientes.
Neste post, apresentaremos 7 dicas para aperfeiçoar o cadastro de pacientes. Continue a leitura e aprenda mais sobre o assunto!
1. Anote informações importantes
Para que o cadastro de pacientes seja eficaz, é preciso solicitar dados, como nome, e-mail, telefone e qualquer outra informação que favoreça o contato com a pessoa e possibilite conhecê-la um pouco mais.
Além disso, no caso das clínicas odontológicas, por exemplo, é primordial registrar todos os procedimentos ortodônticos aos quais os pacientes já se submeteram e os exames já efetuados com seus respectivos resultados. Isso é fundamental para que todas as referências sejam guardadas no mesmo documento.
2. Salve o cadastro em rede
Houve um tempo em que os cadastros dos pacientes eram realizados com papel e caneta e armazenados em armários ou gavetas. Esse procedimento gerava perdas e insatisfação por parte dos pacientes.
Porém, com o progresso tecnológico, tudo se tornou mais simples. Agora, todos os arquivos podem ser salvos no computador e compartilhados em rede com todos os colaboradores, para que eles possam acessá-los em qualquer dispositivo eletrônico.
3. Realize um tratamento de dados
É preciso também fazer um tratamento ou um refinamento dos dados obtidos, com a finalidade se tornar os cadastros realmente valiosos.
Para isso, realize uma limpeza de registros duplicados, ou seja, padronize telefones, bairros, cidades e estados para que as consultas fiquem mais básicas.
Segmente os seus clientes por região, setor e outras categorias que façam sentido para o seu negócio ou para a sua especialidade. Finalmente, depois de fazer tudo isso, fica fácil otimizar o atendimento.
4. Mantenha o cadastro atualizado
Não decida criar um processo de cadastro sem atualizá-lo. Sempre que o paciente for à clínica, lembre-se de confirmar se os dados continuam os mesmos e inserir na ficha os novos exames, procedimentos e mudanças.
Além disso, deve-se focar em dados que sejam relevantes para o consultório, e esses registros devem ser completos e precisos. Os dados mais relevantes para as clínicas odontológicas são:
- nome completo;
- data de nascimento;
- endereço;
- telefone fixo e celular;
- e-mail.
Vale salientar que a melhor maneira de atualizar os dados dos pacientes é pedindo uma breve atualização de cadastro sempre que ele for realizar um novo atendimento.
5. Analise clientes inativos
Não é preciso excluir os clientes inativos da base de contatos, mas é preciso identificar os que não frequentam a sua empresa por um tempo muito extenso e mudá-los para um grupo específico. Ele pode ser chamado de “clientes inativos” ou “ex-clientes” no sistema do consultório.
Uma alternativa para fazer com que esses indivíduos voltem a serem clientes da empresa é desenvolver estratégias por meio de ações persuasivas. Assim, é importante frisar que o envio de newsletters pode ajudar a convencer o cliente a retornar e fazer novas consultas.
Logo, após certo período, o cliente inativo pode voltar para o grupo de clientes ativos. Por outro lado, deve-se eliminar definitivamente aqueles que por qualquer motivo não mostram mais interesse em interagir com a instituição.
6. Proteja o cadastro de seus pacientes
Como é possível observar, construir um cadastro não é tão simples quanto parece. E, para não perder todo o resultado obtido por meio de um trabalho complicado, é fundamental que todas s informações coletadas sejam muito bem protegidas.
Além do mais, também é preciso levar em consideração que, ao viabilizar dados pessoais para a sua clínica, o paciente acredita que você não os repassará para ninguém.
Nesse sentido, é essencial sempre fazer back-up das informações coletadas para garantir que elas fiquem armazenadas em um local seguro. É essencial confirmar as condições do sistema de gestão que você utiliza para efetuar os cadastros.
Assim, o empreendedor garante que os dados de sua empresa fiquem protegidos e livres de perdas ou vazamentos.
7. Tenha um software de gestão
Para facilitar ainda mais o processo de cadastro de pacientes, busque por um software qualificado, que contribui na gestão odontológica. Vários programas possibilitam o preenchimento de uma ficha cadastral dos pacientes de maneira prática e simples. Esse método ajuda a otimizar o tempo e os resultados.
O ideal é procurar por um software específico para clínicas odontológicas e que já ofereça todos os campos necessários para que o cadastro seja bem executado, podendo ser realizado em um curto período de tempo.
Isso faz com que o banco de dados não precise de muitas adaptações, aperfeiçoando toda a gestão de contatos.
Essa ferramenta ainda pode fazer todo o gerenciamento da sua empresa. Um bom programa oferece diversos benefícios ao empreendedor, como:
- segurança dos dados informados: garantindo que apenas funcionários registrados no sistema tenham acesso às informações cadastrais dos pacientes;
- acessibilidade: o software costuma ser intuitivo e dinâmico, permitindo que os cadastros sejam encontrados com facilidade;
- compatibilidade com todos os dispositivos: no mundo contemporâneo, os dispositivos móveis são essenciais para executar tarefas e o programa permite que os dados sejam acessados por meio deles.
Assim, um bom software permite que o profissional encontre o cadastro de pacientes por meio do seu próprio tablet ou aparelho celular, agilizando ainda mais o atendimento.
A tecnologia é uma forte parceira para quem deseja apresentar um cadastro de pacientes efetivo e prático e está sempre à procura de melhorias contínuas para se tornar forte diante da concorrência, atraindo mais clientes.
Portanto, se o profissional seguir todas as nossas dicas, conseguirá melhorar o controle do cadastro de pacientes em seu negócio. E, dessa forma, será possível aumentar os resultados de seus atendimentos e modernizar a maneira como a clínica se relaciona com os clientes.
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