A recepção de consultório é, muitas vezes, o primeiro contato que os pacientes têm com o estabelecimento, por isso investir nesse ambiente é uma verdadeira obrigação do profissional da saúde. Manter um empreendimento na área é uma tarefa complexa que demanda uma série de atitudes inteligentes por parte dos proprietários.
Além da excelência e da humanização no atendimento — requisitos básicos para o sucesso de qualquer negócio, independentemente do segmento —, é preciso levar em conta todos os aspectos que possam colaborar para uma maior sensação de acolhimento e bem-estar por parte dos pacientes.
Nesse contexto, a recepção do consultório funciona como uma espécie de cartão de visitas dos profissionais e pode contribuir substancialmente para melhorar a imagem do negócio no mercado e até para um maior engajamento por parte dos pacientes.
Não sabe por onde começar, mas quer descobrir como fazer isso? Foi pensando nessas dúvidas que preparamos um artigo com dicas especiais para ajudá-lo nessa tarefa. Então, veja agora mesmo 12 maneiras de tornar o ambiente da clínica muito mais acolhedor, confortável e agradável!
1. Escolha bem a mobília
O primeiro passo para montar uma excelente recepção de consultório é acertar na escolha da mobília, que deve ser tanto bonita quanto de excelente qualidade e, portanto, bastante confortável.
Lembre-se de um fato interessante: os pacientes — especialmente os que gostam de chegar cedo — possivelmente ficarão mais tempo sentados na sala de espera do que no próprio atendimento profissional.
Deixá-los confortáveis nesse momento é, portanto, uma excelente ideia para quem quer aumentar os níveis de satisfação dos clientes, já que eles estarão confortáveis e perceberão que existiu um cuidado e uma preocupação com o seu bem-estar na hora de escolher os móveis.
Por essa razão, as cadeiras ou poltronas devem ser aconchegantes e de boa qualidade. Fuja da tentação de comprar marcas duvidosas por conta de promoções e descontos. A própria durabilidade desses objetos já vai compensar um investimento mais robusto.
Você também deve considerar o tamanho da sala e a quantidade necessária de assentos para o volume de pessoas que costuma receber diariamente. Uma boa logística é crucial na hora de pensar nos móveis a serem escolhidos.
Além disso, uma boa disposição dos móveis também é primordial! Cuidado para não incorrer nos erros mais comuns, como colocar os pacientes de costas para a porta de entrada ou concentrar cadeiras demais em um espaço pequeno.
2. Treine bem os seus colaboradores
Outro ponto crucial para uma recepção de excelência é o treinamento do pessoal. A recepcionista, por exemplo, é quem faz o primeiro contato com os pacientes, o que mostra que ela pode ser fundamental para melhorar a experiência do público com a empresa.
Ela deve ser orientada, desde o agendamento, a manter um padrão de atendimento elevado e condizente com os valores, princípios éticos e a missão da clínica. Além disso, o atendimento deve ser humanizado, estabelecendo desde o princípio uma relação de confiança entre os pacientes e a clínica.
Para conseguir isso, tenha uma boa e clara conversa, na qual você deve tentar passar as suas expectativas e demandas. Outra boa opção para melhorar o clima organizacional é investir na cultura do feedback, que pode ser essencial para que todos os setores da clínica melhorem simultaneamente, ainda mais considerando que a recepção é um dos setores que mais dialoga com os clientes.
Pagar cursos de treinamento e aperfeiçoamento também pode ser uma boa ideia, especialmente se seus colaboradores tiverem pouca experiência. Aulas de informática e excelência no atendimento podem dar ótimos resultados. Encare isso como um investimento e não um gasto: o custo-benefício certamente é muito positivo.
3. Acerte no balcão de recepção
Além de treinar seus colaboradores, você precisa oferecer as condições ideais para que sua recepcionista exerça adequadamente suas funções. Isso garante um atendimento muito mais rápido e otimizado, facilitando a vida e trazendo mais satisfação a todos os envolvidos.
Por isso, o balcão de recepção deve ser planejado de maneira prática e eficiente. Ela precisa ter à mão todas as ferramentas e equipamentos necessários ao seu trabalho como, por exemplo:
- canetas;
- clipes;
- grampeadores;
- bloco de notas;
- agenda telefônica;
- agenda de compromissos;
- controles do ar-condicionado e da televisão.
O computador é outro item fundamental. Você deve disponibilizar um aparelho veloz e moderno. Além disso, um programa de gestão e aplicativos de agendamento eletrônico podem ser bastante úteis e trazem credibilidade e profissionalismo para o negócio.
4. Invista na decoração
Engana-se quem acredita que investir na decoração é jogar dinheiro fora. Um ambiente bonito é fundamental para trazer uma boa impressão e deixar os clientes muito mais confortáveis. Por isso, a recepção de consultório também precisa ter uma decoração adequada para a função que se propõe.
O ideal é fugir de cores muito chamativas e tonalidades discrepantes com o ambiente de saúde. O branco certamente é a cor mais utilizada, mas isso não quer dizer que tons pastéis como bege, azul-claro, cinza e salmão precisem ser descartados. Quadros bem escolhidos, almofadas e arranjos de flores também ajudam a deixar tudo mais aconchegante e despojado.
Outra opção interessante é incluir objetos que remetam às especialidades dos profissionais que ali trabalham. O essencial mesmo é transmitir a impressão de relaxamento e paz para o seu público.
5. Fique atento à iluminação
Muitas pessoas gostam de aproveitar o tempo na sala de espera para ler revistas, os livros que levaram na bolsa ou até mesmo mexer no celular para passar o tempo.
Por isso, além de disponibilizar opções de bom gosto para os pacientes, você deve apostar em uma boa iluminação na recepção de consultório. Deixar o ambiente claro é essencial e faz muita diferença para a sensação de bem-estar.
Evite luzes muito fortes e fuja das lâmpadas fluorescentes. O LED pode ser um pouco mais caro, mas dá uma atmosfera mais aconchegante e dura por muito mais tempo. Se possível, procure também aproveitar a claridade natural: além de mais saudável, confere um clima mais ameno para a clínica.
Seguindo essas dicas simples, você consegue tornar a recepção do consultório muito mais agradável e deixar seus clientes muito mais confortáveis na hora da espera, além de evitar possíveis danos às visões de todos os envolvidos (incluindo os seus funcionários).
6. Aposte em plantas e em uma pequena área verde
Poucas pessoas sabem, mas as plantas são muito mais do que um mero artigo de decoração, especialmente quando falamos sobre clínicas e outros estabelecimentos da área da saúde.
A teoria das cores e a cromoterapia são áreas que caminham juntas e demonstram que certas cores têm um efeito positivo na recuperação e no tratamento de pacientes em ambientes hospitalares. A maioria delas tem tons considerados relaxantes, como o azul e o verde.
Além disso, a presença de plantas em ambientes tende a deixá-los com um visual mais confortável por nos remeter às nossas próprias casas. Assim, com um clima mais intimista e domiciliar, é muito mais fácil estabelecer uma relação de confiança com a clientela e deixá-la bem mais confortável.
Outro ponto vantajoso da inserção de plantas no ambiente é relaxar os pacientes que, muitas vezes, estão ansiosos ou temerosos com os procedimentos que serão feitos ou com a própria consulta. Esse cuidado é parte fundamental de um atendimento humanizado e mostra como a decoração tem um papel fundamental nesse contexto.
7. Ofereça água, café e biscoitos
É importante disponibilizar para os pacientes e acompanhantes uma pequena área para um lanchinho. Nesse local, você deve dispor ao menos de água, café e biscoitinhos variados. Sucos e opções de chá também são bem-vindos e isso influencia positivamente na imagem da clínica.
Lembre-se que isso não pode ser feito de qualquer maneira: além de opções de boa qualidade, a água precisa estar sempre gelada e o café fresquinho. Além disso, é importante ter pelo menos uma opção que alcance grupos de pessoas com restrições alimentares, ou seja, livres de glúten, lactose e outros alérgenos.
Outro ponto crucial é que os copos sejam descartáveis e guardanapos estejam sempre à mão, facilitando o acesso de todos. Uma lixeira grande e bem visível também é de suma importância.
8. Jamais descuide da limpeza do ambiente
Ninguém consegue se sentir confortável em um ambiente descuidado e com aparência suja, certo? Imagine, então, se isso ocorre em uma clínica responsável pelos cuidados médicos de outras pessoas?
É impensável aceitar o desleixo e a sujeira em ambientes relacionados com a saúde. Isso demonstra uma imensa falta de responsabilidade e pode, literalmente, sujar a imagem de qualquer clínica.
Por isso, invista pesado em um bom serviço de limpeza e forneça todas as condições necessárias para que esses funcionários trabalhem com dignidade e otimização de seus tempos.
Para tal, é preciso comprar todo o material necessário e também investir em bons produtos, que deixem o ambiente realmente higienizado e livre de bactérias e odores desagradáveis. O retorno será obtido no conforto e na satisfação de seus pacientes!
9. Disponibilize o acesso wi-fi
Nos dias de hoje, as pessoas mal conseguem ficar alguns minutos sem checar seus e-mails ou suas redes sociais. Por isso, disponibilizar gratuitamente conexão wi-fi na recepção de consultório é um grande diferencial para a empresa e faz você ganhar pontos importantes com os pacientes.
Procure deixar a senha à vista na sala de espera e oriente sua secretária a informar a existência do sinal para as pessoas que forem chegando. Assim, você pode bloquear a rede para quem não estiver no seu estabelecimento, sem complicar o acesso de seus clientes efetivos.
10. Ofereça opções para garantir a distração e o entretenimento
É importante considerar que, muitas vezes, o tempo de espera pode ser um pouco longo. Isso ocorre devido ao tempo natural que os atendimentos médicos ou odontológicos levam e também aos imprevistos e urgências que podem aparecer durante o período de trabalho dos profissionais.
Por isso, fornecer boas opções de distração é essencial para que todos os clientes e seus acompanhantes fiquem confortáveis. Lembre-se que nem todos levarão os seus smartphones para matar o tempo durante a espera.
Invista em um televisor de boa qualidade e com um som amplo e audível. Na hora de escolher o programa, dê sempre preferência àqueles com temas mais leves e que possam ser assistidos por todas as faixas etárias.
Uma alternativa — para aqueles que não se interessarem pela televisão — é colocar revistas boas e sempre atualizadas à disposição de todos. Assim, é possível ler e ficar por dentro das notícias enquanto se espera a hora a da consulta.
11. Tenha banheiros de fácil acesso
Por incrível que pareça, muitos lugares não têm banheiros ou simplesmente os mantêm escondidos, como se eles não pertencessem àquele local. Os banheiros são muito importantes para os clientes e devem estar bem localizados e com fácil acesso.
Caso não seja possível e eles precisem ficar escondidinhos por limitações da construção, é fundamental que a sua localização esteja bem sinalizada e com fácil identificação. Evite utilizar palavras e prefira símbolos que possam ser compreendidos até mesmo por quem não possui conhecimentos sobre a linguagem escrita.
Além disso, é bacana investir em uma salinha específica para que mães e pais possam trocar seus filhos pequenos com a privacidade necessária. Isso é um diferencial que, infelizmente, não está presente na maioria dos lugares.
12. Considere a inclusão dos mais diversos grupos
Sabemos que a acessibilidade, especialmente para pessoas portadoras de necessidades especiais, é um dos maiores problemas de nosso país. A mobilidade urbana, muitas vezes, esquece que esses indivíduos necessitam de condições dignas para se deslocar.
Por isso, não se esqueça de seus pacientes e organize tudo (como a mobília, por exemplo) de forma a não atrapalhar a circulação e tornar o local harmônico, prático e dinâmico.
Outra dica interessante é adaptar o banheiro para essas pessoas, com pias e privadas menores, locais para se segurar, entre outros. Isso também vale para idosos e crianças, que podem utilizar as dependências com mais segurança.
Por fim, invista em pisos ou carpetes antiderrapantes, para também facilitar a mobilidade de todos e evitar acidentes desnecessários ocasionados por escorregões. Alguns tipos de carpetes texturizados também servem para auxiliar deficientes visuais na movimentação.
Como podemos observar, a recepção de consultório pode ser um lugar incrível para mostrar aos seus pacientes e seus acompanhantes que você realmente se importa com eles. Isso abre portas para o seu estabelecimento e ajuda na manutenção de uma relação de amizade e confiança entre todos os envolvidos naquele ambiente.
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