A gestão financeira de um negócio deve ser feita com muito cuidado e planejamento, já que, da mesma forma que ela contribui para gerar lucros (quando feita de forma eficiente), pode acabar causando prejuízos ou mesmo fazendo a empresa sucumbir em longo prazo, quando não é bem gerida.
Pensando nisso, resolvemos criar esse post, para oferecer algumas dicas de como fazer uma gestão de consultório odontológico. Quer aprender mais sobre o assunto? Então continue acompanhando a leitura e saiba mais!
Controle o fluxo de caixa corretamente
O fluxo de caixa é um controle financeiro indispensável para qualquer empresa, pois é ele que aponta quais foram as entradas e saídas de capital que ocorreram em determinado período e quais são suas origens. Ele permite analisar fechamento de saldo do caixa e, em períodos maiores, aponta se a empresa tem operado com prejuízo ou lucro.
Para que o fluxo de caixa possa ser controlado de forma mais eficiente, o ideal é fazer o registro de qualquer operação financeira que ocorreu (seja entrada ou saída), mesmo as que possuem valores pequenos – principalmente dos gastos, visto que são com essas pequenas quantias que normalmente se perde o controle. Além disso, é valido fazer o fechamento diariamente, evitando que algum registro deixe de ser realizado, comprometendo a confiabilidade das informações.
Não misture as contas pessoas com as da clínica
Alguns empreendedores acreditam que, por serem os donos de seus negócios, podem levar as contas pessoais para a empresa, para que sejam pagas com o dinheiro do negócio. Não é incomum encontrar contas de celular, supermercado e reformas em casa, por exemplo, em meio a notas fiscais dos gastos do consultório. No entanto, essa prática compromete seriamente a parte financeira da gestão do consultório odontológico e, em longo prazo, pode resultar na ineficiência em honrar com os compromissos, levando a prejuízos e até mesmo à falência.
Como um gestor, o dentista pode – e deve – estipular um valor de salário mensal, chamado de pró-labore, que deve ser o suficiente para manter seus gastos pessoais, mas que ao mesmo tempo não comprometa o orçamento do consultório. Vale ressaltar que nenhum outro valor deve ser retirado, além desse, para arcar com despesas pessoais.
Faça um planejamento financeiro
O planejamento é importante para toda atividade que será realizada, seja ela profissional ou pessoal. Documentar esse plano é a melhor forma de identificar quais são os objetivos que precisam ser alcançados e quais ações precisam ser realizadas para se chegar até eles. Ou seja, o planejamento funciona como um “norte” para as decisões que serão tomadas.
O mesmo serve para o planejamento financeiro. É importante estipular metas de faturamento, de lucratividade, de rentabilidade, entre outras e compará-las aos resultados reais que o consultório apresenta. Caso haja uma diferença muito grande, vale a pena avaliar se as metas iniciais estavam irreais (e precisam de ajustes) ou se problemas rotineiros é que impedem que a empresa alcance seu potencial (e o que precisa ser feito para anulá-los).
Crie um fundo de reserva
Imprevistos acontecem e, como o nome já diz, quase sempre não é possível prevê-los e antecipá-los. Criar um fundo de reserva ajuda a passar por períodos complicados ou a realizar investimentos necessários, aumentando o poder de barganha quando existe a possibilidade de se realizar o pagamento à vista (como no caso da aquisição de materiais, ferramentas e equipamentos, por exemplo).
Busque qualificação
A faculdade prepara os dentistas para que sejam bons profissionais nessa área. Porém, infelizmente, não os prepara para que possam ser também bons gestores. Com isso, ao abrir um negócio próprio, o profissional acaba fazendo sem muita noção de como fazer uma gestão de consultório odontológico de forma eficiente.
Portanto, o ideal é buscar qualificação em temas referentes à administração. Isso faz muita diferença na hora de conduzir os negócios, fazer análises e tomar decisões estratégicas.
Contrate funcionários da área
Apesar da qualificação, que fornece bons conhecimentos sobre como fazer a gestão de um negócio, é essencial contar com profissionais capacitados, que possuem conhecimentos sobre sua área de atuação. Por exemplo, contar com colaboradores que possuem experiência em gestão financeira, gestão de negócios, e contabilidade é essencial para conseguir resultados ainda mais aprimorados, visto que eles possuem “bagagem” e um conhecimento que pode ser utilizado para implementar melhorias e ajudar na tomada de decisões que serão positivas para o negócio.
Saiba precificar corretamente
O preço que é oferecido aos clientes deve ser necessário para cobrir todos os custos que o consultório possui (mão de obra, energia elétrica, água, fornecedores, entre outros) e ainda gerar lucro. Ou seja, ao definir os preços, não basta apenas avaliar qual é o preço médio praticado na região, é preciso também avaliar quais são todos os gastos mensais e definir uma margem de lucro aceitável.
A comparação com o mercado serve para avaliar se o preço cobrado está muito acima, ou muito abaixo, auxiliando nos ajustes necessários para não perder clientes ou em margem de lucro.
Reduza os custos
Como dissemos anteriormente, a precificação envolve a soma dos custos e a lucratividade desejada. Portanto, podemos dizer que, se os custos são reduzidos, a margem de lucro será ainda maior. Ou então, pode-se tomar a decisão de reduzir um pouco os preços e torná-los mais atraentes para os pacientes, fazendo com que o consultório se torne mais competitivo na região.
Independentemente da decisão tomada, reduzir os custos é fundamental para que melhores resultados sejam alcançados. Só vale tomar o cuidado de não reduzir a qualidade dos produtos adquiridos de fornecedores e nem dos serviços prestados, pois isso pode acabar tendo o efeito contrário e causando insatisfação dos pacientes.
Utilize um sistema de gestão
A vantagem de se investir em sistemas de gestão de consultório odontológico é que a maior parte das rotinas é automatizada, o que garante menor incidência de erros e maior confiabilidade nas informações. Além disso, a grande maioria dos softwares oferece a opção de gerar relatórios, o que facilita o acompanhamento e o entendimento dos resultados obtidos em determinado período – o que também ajuda a direcionar melhor o planejamento e a tomada de decisões.
A gestão de consultório odontológico é tão importante quanto oferecer um serviço de qualidade para os pacientes, visto que é ela que ajuda a garantir os lucros e bons resultados enquanto empresa. Enquanto uma má gestão, como dissemos anteriormente, pode prejudicar a perenidade do negócio.
Agora que você já sabe melhor como fazer a gestão de consultório odontológico, aproveite os comentários e nos diga: o que achou desse artigo? Suas dúvidas foram esclarecidas? Comente e compartilhe sua opinião conosco!
