O checklist de franquia funciona como um importante instrumento de padronização de processos. Nos empreendimentos que necessitam de um controle rígido de qualidade dos produtos, a sua utilização é imprescindível.
As funções do checklist são várias, assim como as vantagens proporcionadas para o aperfeiçoamento dos processos da empresa. O seu principal objetivo é confirmar que a operação siga, de maneira completa, o roteiro previamente traçado.
Neste post, apresentamos uma visão geral a respeito do checklist, ressaltando sua importância para analisar a qualidade do investimento. Continue a leitura e aprenda mais!
O que é o checklist?
O checklist ou lista de verificação consiste em um método desenvolvido para garantir a observação de parâmetros mínimos de qualidade durante a realização dos mais diversos tipos de procedimento.
Trata-se de uma lista de itens previamente estabelecidos que, ao serem verificados durante a realização do processo, atuam contra os potenciais erros de natureza humana, por exemplo, problemas de atenção ou falhas de memória. Seu propósito é assegurar que todas as fases da operação sejam efetivadas conforme o programado.
Dessa forma, o checklist é considerado um dos mais consagrados e reconhecidos instrumentos de qualidade. O procedimento é tão difundido que já passou o âmbito dos negócios, sendo aplicado até mesmo para a conferência de tarefas rotineiras, como uma lista de compras.
Como o checklist é elaborado?
O checklist pode ser usado em diversos setores de um negócio e, logo, pode ser elaborado das mais distintas maneiras e abranger os mais variados pontos. O mais importante é que tenha linguagem simples, direta e perguntas que proporcionem a identificação de falhas. Seguem algumas dicas que devem ser levadas em consideração no momento de elaborar um checklist para a organização.
Demostre o que precisa ser verificado
Mesmo parecendo fácil e simples, é recorrente o acontecimento de erros na elaboração do checklist. Para que isso não ocorra, antes de tudo, é essencial que o gestor estabeleça o que deve ser verificado. Assim, tenha consciência sobre os objetivos relacionados à aplicação da ferramenta.
Determine uma frequência de utilização
Nessa fase, é necessário definir os momentos em que a lista de verificação será aplicada. Alguns prestadores de serviço, ao acabar um trabalho, fazem uso do checklist para mostrar que todas as tarefas foram exercidas. Alguns, inclusive, solicitam a assinatura do cliente, como maneira de demostrar que tudo foi entregue conforme solicitado.
Defina quem vai utilizar
Tenha bem claro quem serão os responsáveis pelo uso do checklist. Em seguida, aplique um treinamento demonstrando a importância e a forma como deve ser utilizado. O uso dessa ferramenta pode exigir mudanças nos costumes, visto que, no início, alguns colaboradores podem deixá-la de lado.
Estabeleça os itens a serem verificados
Essa é a hora de definir quais tópicos precisam ser verificados. Eles vão constatar se o serviço, produto, atividade ou processo foi efetuado de acordo com as especificações pré-definidas. Caso seja preciso, deve-se procurar ajuda de alguém com mais experiência para auxiliá-lo na elaboração da lista.
Teste a lista
Antes de fazer uso da lista, peça para os trabalhadores que utilizarão a ferramenta realizarem alguns testes. Assim, será mais simples analisar se o instrumento está adequado às necessidades ou se será preciso mudar alguma coisa. Geralmente, durante o teste, aparecem dúvidas e sugestões para otimizar o processo.
Qual a importância do checklist para franquias?
A lista de verificação pode ser empregada tanto nas tarefas do dia a dia quanto em procedimentos gerenciais. Ela pode servir para os seguintes procedimentos:
- conferir se todos os métodos de gestão estão de acordo com os manuais da rede;
- analisar as competências dos funcionários que vão executar as atividades na unidade de operação;
- certificar se os treinamentos repassam as informações precisas e essenciais;
- confirmar se todas as matérias-primas foram entregues à organização pelos fornecedores;
- comprovar o padrão de qualidade do produto e do serviço prestado diretamente ao consumidor.
Quais pontos devem ser observados no checklist de franquia?
Se você é um empreendedor de setor de franquias ou pretende transformar sua instituição em uma rede, provavelmente já deve ter escutado falar que o sistema de franchising é o mesmo que padronização. Isso significa que, para a marca obter sucesso, o empreendedor deve assegurar que todas as unidades vão seguir os mesmos parâmetros de qualidade.
Dessa maneira, é imprescindível criar um mecanismo de controle e estabelecer auditorias. Assim, o checklist de franquia contribuirá para a padronização na qualidade do serviço oferecido pelos franqueados. Com a conferência, é possível saber se os colaboradores estão seguindo os protocolos de atendimento, se o espaço físico da loja está organizando e se as mercadorias estão adequadas.
Cabe salientar que a prática de checagens simples é o segredo para evitar que um erro ou uma falha acabe virando um desastre, algo que pode prejudicar o nome da rede de franquias, por isso é preciso muita atenção e eficiência nos processos.
Quais as vantagens do checklist para franquias?
É fundamental que o gestor organize ao máximo a administração de sua rede, e isso não é uma tarefa simples. Sendo assim, o uso de checklist pelo empreendedor nas franquias pode trazem muitas vantagens para a organização, sendo elas:
- exatidão: já que o checklist torna os processos mais exatos, minimizando desperdício de tempo e investimentos em tarefas desnecessárias;
- foco: quando o checklist é adquirido, o profissional tira os problemas de sua responsabilidade e consegue focar no que é mais importante;
- eficiência: os trabalhadores e as equipes se tornam mais eficientes e certeiros nas atividades ao se acostumarem com o uso de checklist.
Portanto, a padronização dos processos de uma franquia é algo positivo, pois assim é possível garantir que o cliente tenha boa experiência em outras unidades. Se isso não acontecer, os franqueados estarão alterando o nível de satisfação e expectativa do consumidor e, assim, prejudicando a marca.
Com o objetivo de garantir uma uniformidade no funcionamento e nas relações com os frequentadores, é fundamental a padronização, dessa forma o checklist de franquia pode contribuir significativamente para a satisfação do franqueado, do franqueador e do cliente.
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