Manter um consultório odontológico é uma atividade prazerosa, que pode render frutos significativos para sua vida. Para ter sucesso na tarefa e fazer sua empresa ser bem-sucedida, no entanto, é muito importante buscar adquirir conhecimentos básicos de gestão e apostar nas melhores práticas de administração. Entre elas estão investir parte do seu tempo na organização do seu consultório e manter as finanças e o controle de estoque em dia.
Para se sair bem como administrador, também é essencial ficar de olho nas normas da Vigilância Sanitária, cuidar da manutenção e atualização dos equipamentos do consultório e investir constantemente em atualização profissional.
Quer saber mais sobre o assunto? Confira a seguir as melhores práticas e saiba como administrar um consultório odontológico!
Separe um tempo para organizar o espaço
Para saber como administrar um consultório odontológico, o primeiro passo é entender a importância de organizar o espaço e mantê-lo em ordem. Para isso, separe alguns minutos do seu dia para organizar determinadas áreas da sua empresa.
Não fique ansioso e saiba que organização leva tempo. O segredo é dar um passo de cada vez e tornar a organização um hábito. Durante uma semana você pode focar no estoque, por exemplo; em outra, nos materiais de escritório. Crie um cronograma de organização e busque segui-lo a risca.
Coloque as finanças e a contabilidade em dia
Na correria do dia a dia, não são poucos os dentistas que deixam de lado o gerenciamento financeiro do consultório odontológico. Não há dúvidas de que contar com a valiosa ajuda de um contador pode ser útil. No entanto, mesmo com a assessoria do profissional, é muito importante que você separe parte do seu tempo no consultório para cuidar da gestão financeira e contábil.
Acompanhe as entradas e saídas de caixa, veja se seus pacientes e fornecedores estão com o pagamento em dia e como anda o capital de giro. Planeje os gastos do seu consultório odontológico e não deixe de fazer uma análise das finanças periodicamente para ver se é possível cortar excessos.
Fique de olho nas normas da Vigilância Sanitária
Atuar dentro das normas da Vigilância Sanitária não é apenas uma boa prática: é obrigação de todo consultório odontológico. Nesse sentido, investir em um sistema de esterilização padrão e se certificar de que o espaço segue todos os princípios de biossegurança deve estar entre suas primeiras preocupações.
Além disso, é obrigatório que todo consultório odontológico tenha o registro profissional (CRO) do dentista responsável e esteja com o pagamento da taxa anual em dia. A empresa também deve estar cadastrada na Vigilância Sanitária Estadual e estar com a taxa anual paga.
O Alvará Sanitário deve estar emoldurado e fixado em um local visível para pacientes e fiscais. Para atuar em conformidade com a lei, é preciso ainda ter cadastro na Prefeitura do município de atuação e estar quite com a taxa de licença e ISSQN.
Tenha atenção ao funcionamento dos equipamentos
Uma boa administração de um consultório odontológico passa por adquirir equipamentos de qualidade e ter atenção para fazer a manutenção periódica deles. Cadeira odontológica, autoclave e itens como negatoscópio, por exemplo, são importantes para as atividades do dia a dia. É preciso considerar ainda móveis como mesa e cadeiras para a recepção, uma mesa para o consultório, estante para armazenar documentos etc.
Para manter o espaço funcionando perfeitamente, é preciso ter em mente que não basta fazer manutenção regular. É essencial ficar atento às tendências do mercado para, quando necessário, substituir seus equipamentos atuais por outros mais novos. Além de ser um cuidado importante para a segurança dos seus pacientes, adotar esse prática ajuda a atrair clientes e a mostrar o quanto seu consultório é moderno.
Invista na atualização profissional constante
Ter equipamentos de última geração e com a manutenção em dia é importante, mas não é suficiente. Além de contar com máquinas e acessórios novos, o profissional responsável pelo consultório também precisa investir em atualização constante. Ficar de olho nas tendências para a Odontologia, ler notícias e livros sobre o setor e participar de cursos e eventos é uma forma de estar sempre por dentro do que acontece no mercado.
Outro passo importante é não deixar o networking de lado. Mantenha contato com outros dentistas e profissionais de saúde e troque ideias sobre o dia a dia, seja de forma presencial, por e-mail ou com a ajuda de ferramentas como o LinkedIn. Dessa forma, você fica atualizado sobre o que está acontecendo na sua área de atuação.
Mantenha o controle de estoque
O estoque é parte importante no gerenciamento de um consultório. Para manter o espaço organizado, reserve uma área exclusivamente para estocar os materiais. O controle de entrada e saída tem que ser feito, pelo menos, semanalmente. Para isso, você pode usar um dos diversos sistemas exclusivos para esse fim.
O controle de estoque não pode ser deixado de lado: apenas com a ajuda dessa ferramenta você saberá qual tipo de material precisa repor, quais são os que passaram da validade, evitando, assim, problemas na hora das suas consultas.
Organize cadastros e documentações
Ter os cadastros de todos os seus pacientes em dia é passo essencial para uma gestão eficaz do consultório odontológico e para melhorar o atendimento. Ao manter a ficha e a documentação organizadas, você evita perder um valioso tempo antes de cada cliente.
Sua consulta também ganha em qualidade: afinal, quando o paciente entra para ser atendido você já sabe seu histórico no seu consultório. Do ponto de vista das finanças, essa organização é importante. Com apenas um clique, você sabe a situação financeira de cada paciente, quem está com o pagamento em dia, aqueles que ainda estão pagando o tratamento etc.
Agora que você conhece as melhores práticas de como administrar um consultório odontológico, não perca mais tempo e comece já a revolucionar a gestão da sua empresa. Invista um tempo todos os dias para cuidar dos afazeres administrativos e você verá seu consultório prosperar a cada dia. Dentista pode e deve ser empreendedor!
Gostou deste conteúdo? Não deixe de ler também o guia completo da gestão de consultório odontológico!
