Muitos profissionais de odontologia têm o sonho de montar a sua clínica ou trabalhar em uma para que possam cuidar da saúde bucal dos pacientes e garantir sempre sorrisos bonitos. A grande questão é que a maioria pensa apenas na parte operacional e acaba se esquecendo da gestão financeira da clínica. Esse simples deslize pode gerar contas atrasadas e até mesmo falta de dinheiro para manter seu negócio. Por conta disso, muitos dentistas veem o seu sonho ir por água abaixo, já que a administração não ocorreu como deveria.
Mas não se deve desanimar! Cuidar da parte financeira da sua clínica não deve ser um peso. Veja as dicas que separamos para você tornar esse processo mais fácil.
Separe as contas pessoais das da clínica
Para facilitar o pagamento das contas ou até mesmo por desorganização, alguns dentistas acabam misturando as contas pessoais com as da clínica e fazendo o pagamento tudo junto. Por mais que o valor da conta seja pequeno, ao fazer com que o recurso saia de uma caixa inapropriado, estará impactando nos resultados finais do negócio.
O ideal, para que isso não ocorra, é manter contas correntes separadas e utilizar cada uma delas para o que foi destinado. Uma outra forma de evitar essa confusão é não fazendo o pagamento nos mesmos horários. Opte por fazer o pagamento das clínicas em horário de trabalho e as contas pessoais nos seus momentos de folga, afinal, hoje, com o internet banking, esse processo se tornou muito mais fácil.
Deixe tudo registrado
Como saber o quanto entrou e saiu de dinheiro se não existe registro disso? Não tem como. É necessário registrar tudo o que acontece em seu consultório, marcando não apenas o valor recebido, como também a que ele corresponde. Isso ajudará na hora de precificar os serviços, evitando que se tenham prejuízos em relação a eles.
Os pagamentos também precisam ser registrados, mesmo que seja para comprar copos descartáveis ou outros itens de menor valor. Dessa maneira, fica muito mais fácil conseguir controlar o orçamento.
Vale lembrar ainda que para fazer a declaração de imposto de renda é preciso informar não apenas os valores recebidos, mas os dados do paciente que realizou o tratamento. Por isso, se não quiser ter problemas com a Receita Federal, registre e mantenha as informações organizadas.
Tenha um fluxo de caixa para sua gestão financeira
O fluxo de caixa é uma forma de saber como andam os recursos e também a previsão de entrada e saída de dinheiro. Ele deve considerar os recursos fixos e variáveis, ajudando na projeção de caixa, sabendo quando é o momento de adiantar ou adiar receitas e débitos. Ele serve para manter as contas em equilíbrio e o seu acompanhamento deve ser diário, afinal, de nada vale uma ferramenta financeira se não for utilizada com regularidade.
Reduza as despesas
Pode parecer difícil em um primeiro momento cortar as despesas sem deixar de ter recursos essenciais, mas a verdade é que, muitas vezes, o dinheiro está sendo desperdiçado em coisas que são desnecessárias. A melhor forma de identificar o que pode ser cortado é analisando todos os processos e infraestrutura da sua clínica. Pode parecer bobagem, mas deixar a luz da sala de espera ligada quando se pode ter iluminação natural fará com que a conta de energia fique mais cara. Esse cuidado deve ser pensando em todos os âmbitos, inclusive em relação ao desperdício de materiais utilizados nos atendimentos.
Uma alternativa também é substituir fornecedores por outros que tenham produtos mais baratos. Mas tenha atenção ao fazer isso, pois a substituição deve visar a redução de preço, mas sem que se perca a qualidade dos produtos.
Conte com a ajuda de um profissional
Se administrar uma clínica e ainda atender aos pacientes acaba sendo muito cansativo e nenhuma das duas coisas acaba sendo feito direito, então é preciso dividir as tarefas. Foque em apenas uma delas. Se for atender aos pacientes, contrate um profissional capacitado que possa cuidar de toda a finança da empresa para mantê-la em dia.
Se contratar um profissional ficar muito caro e você não tiver condições de arcar com esses custos, é possível contar com um serviço terceirizado de um escritório de contabilidade, por exemplo. Dessa forma, sabe-se que as finanças estão sendo bem gerenciadas e isso não impactará no atendimento aos clientes.
Só é preciso se atentar, mesmo tendo um profissional dedicado a parte financeira, porque ele precisará de supervisão do gestor da clínica. Então o acompanhamento das constas é necessário e deve ser feito com regularidade para que não surjam problemas futuros e esteja ciente de tudo o que está acontecendo.
Escolha softwares que ajudem na gestão financeira
Fazer anotações em papéis ou planilhas manuais não é nada prático, dificulta o acesso às informações e ainda podem conter muito erros. A melhor forma de registrar e organizar os dados é contando com softwares específicos para essa finalidade porque até mesmo uma planilha eletrônica pode não oferecer todos os recursos dos quais se precisa.
Verifique quais são as opções disponíveis no mercado e quais podem atender as necessidades da clínica odontológica. Não adianta comprar um sistema só porque é conhecido, mas que deixa a desejar. Antes de fazer a sua escolha, verifique os recursos que ele oferece e também o suporte do fornecedor.
Será preciso aprender a utilizar o software de maneira correta para que ele realize as atividades e os processos se tornem mais rápidos e precisos. O acesso às informações também fica facilitado e todos os dados que precisa estarão reunidos em um único local, de forma segura, para a melhor gestão do seu consultório odontológico.
Depois de saber um pouco mais sobre a maneira correta de fazer a gestão financeira da clínica é preciso colocar as dicas em prática. Em pouco tempo, será possível perceber a melhora nos resultados, tanto em relação ao lucro como em organização, e até mesmo na satisfação dos clientes.
Você ainda tem alguma dúvida sobre a gestão financeira da sua clínica? Deixe seu comentário que podemos lhe ajudar!
