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5 dicas para organizar o agendamento de pacientes do seu consultório odontológico


dicas para organizar o agendamento de pacientes do seu consultório odontológico

Você sabia que atualmente existe uma série de dicas e ferramentas que podem ajudar muito na hora de organizar o agendamento de pacientes do seu consultório? Isso mesmo! Para que o seu negócio seja um sucesso, você precisa estar atento às novas tecnologias e saber como o trabalho pode ser mais simples e até mesmo automatizado.

Pensando nisso e em como esse simples fator pode ter uma influência direta no seu rendimento e também no rendimento financeiro da sua clínica, vamos listar cinco dicas para você otimizar o seu tempo no consultório.

1. Use um software de gestão

Com um software de gestão, estará dado o primeiro passo para informatizar, otimizar e unificar todas as informações. Com um programa assim, é possível alterar facilmente as informações dos pacientes, bem como gerenciar de forma mais prática a sua agenda.

Será bem mais prático gerenciar prontuários, laudos, atestados e até mesmo as finanças. Você pode se beneficiar pessoalmente de um sistema assim, já que também é possível incluir lembretes no celular e gerenciar a sua agenda a distância.

2. Gerencie o tempo de consulta

Gerenciar o seu tempo é uma das ferramentas mais eficientes para ter mais produtividade em menos tempo.

É muito comum que, devido à demora em alguns atendimentos, outros pacientes acabem esperando muito, e a agenda do dia fica muito complicada. O melhor é tentar manter um padrão nos atendimentos e já calcular o tempo ideal para cada consulta.

Se você sabe que certo procedimento vai demorar mais de uma hora, então já faça o atendimento com essa expectativa. Também evite fazer encaixes no meio das consultas. Tente deixar os horários não agendados para o final porque o único risco será atrasar aqueles que já não estavam marcados na agenda.

Evitar atrasos e gerenciar bem o tempo são fatores fundamentais para a satisfação do paciente e também para o bem-estar da sua equipe, que não vai precisar lidar com as irritações e possíveis desistências dos pacientes em atraso.

3. Unifique os compromissos

Quando os agendamentos não são informatizados e otimizados, fica difícil identificar se um paciente tem mais de um procedimento na clínica ou até mesmo se um dos colegas está com a agenda muito sobrecarregada ou vazia. Com um sistema que unifica os agendamentos de todos os profissionais da clínica, é possível identificar e poupar tempo em casos como esses.

Se um paciente tem mais de um procedimento marcado na mesma semana, existe a chance de ele chegar atrasado em todos e, assim, você acaba comprometendo toda a agenda semanal. Marcando tudo para o mesmo dia, ainda que ele chegue atrasado para o primeiro horário já vai estar no local do atendimento para os demais.

Outra facilidade é distribuir melhor os atendimentos e os serviços para que nenhum colega fique sobrecarregado ou com a agenda vazia.

4. Confirme com antecedência


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Pacientes que faltam podem prejudicar muito um dia de trabalho. O horário fica vazio, ocioso, mesmo quando existe uma lista de espera para aquele profissional.

Confirmar com um ou dois dias de antecedência pode diminuir muito a taxa de faltas por esquecimento, por exemplo. Você pode mandar o lembrete via WhatsApp ou até mesmo fazer uma ligação, se for mais rápido.

Conhecendo os possíveis buracos na agenda, existe a possibilidade de remarcar novos pacientes ou otimizar a agenda, podendo encerrar o expediente mais cedo.

5. Invista em treinamento para os seus funcionários

Não importa a forma como você vai escolher gerenciar os seus horários. Seja com aplicativos, seja com agendas virtuais, seja com softwares de gestão, sua equipe vai precisar estar sempre bem alinhada, informada e preparada para saber lidar com os imprevistos e gerenciar o seu tempo da melhor maneira possível.

Você também vai querer que os seus funcionários dominem qualquer ferramenta que escolher utilizar em seu consultório. Eles ainda podem lhe dar feedbacks muito importantes sobre o desempenho dos programas e do aproveitamento do tempo na clínica.

Mais vantagens

A partir dessas cinco dicas, deve ter ficado muito mais fácil visualizar como você pode aproveitar melhor o seu tempo, o tempo da sua clínica e dos seus colegas no consultório, não é mesmo? É possível fazer mais em menos tempo, investindo nas ferramentas certas e otimizando os processos.

Esse tipo de otimização também pode ajudar você a gerir melhor os riscos do negócio, porque medidas que envolvem organização e planejamento são ótimas estratégias para diminuir as chances de ocorrerem problemas e perigos desnecessários no seu consultório. Essas medidas trazem mais qualidade para o serviço e evitam o desgaste de estar constantemente “apagando incêndios”.

Claro que, em um mercado altamente competitivo como é o da odontologia, essa e outras práticas são fundamentais para atrair cada vez mais clientes. Uma boa organização, um agendamento de pacientes feito de forma adequada, um trabalho de qualidade e um serviço de ponta, sempre ligado às novas tendências do setor, já deixam você muito à frente quando o assunto é atrair e fidelizar clientes. São pequenas atitudes que, ao serem repetidas diariamente por você e por toda a sua equipe, tornam a sua clínica uma referência no bairro ou na cidade.

Agora você já sabe como organizar o agendamento de pacientes do seu consultório de forma simples e eficaz, não é mesmo? Então, nossa última dica é para reforçar a importância de criar um ambiente confortável para que a espera (mesmo que mínima) seja tranquila e agradável.

Lembre-se de caprichar na sua sala de espera. Cadeiras e sofás confortáveis, algum tipo de entretenimento, como revistas ou televisão, e água fresca já fazem a diferença. Se você puder compartilhar seu wi-fi com os clientes será ainda mais simpático. Para os acompanhantes, é até possível oferecer café, suco e algumas bolachinhas, por exemplo. Dessa forma, além de um agendamento de pacientes eficaz, você terá uma clientela feliz, fidelizada e que certamente indicará sua clínica para os amigos.

Deixe o seu comentário contando o que você faz para se manter organizado. Aproveite para baixar o nosso e-book e aprender mais sobre negócios odontológicos.

Postado em 03/03/2017.


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